ARCHIVES - MEMOIRE

Les archives font partie intégrante du monde de l'information. Sans passé, pas d'avenir. Elles sont la trace de l'existence d'un organisme, de son savoir-faire. Elles sont garantes de ses actions. Elles sont sa sécurité juridique.

C'est le premier sens du mot archive
Car au départ, l'archive telle qu'elle a été définie par les archivistes est liée à la préservation sur le long terme des documents, associée à une politique institutionnelle.

Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité.

(loi n° 79-18 du 3 janvier 1979, JO du 5 janv. 1979)

Aujourd'hui
le monde des archives évoluant, il s'est approprié non plus seulement le passé, mais aussi le présent par une "gestion prévisionnelle des archives" en quelque sorte. C'est ce que les anglo-américains appellent le "records management", terme qui n'a pas encore trouvé d'équivalent en langue française et qui dynamise grandement cette activité, l'associant au reste des activités de l'organisme d'appartenance et lui fait enfin perdre son image poussiéreuse.

Un nouveau sens commence à trouver sa place.
La communauté scientifique a constitué son espace "e-prints" pour une communication électronique de ses écrits.
Elle a donné ainsi un nouveau sens au mot "archive", celui d'un réservoir d'information, d'un "entrepôt" disent certains.
Le mouvement "Open Archive Initiative" a pour objectif une interopérabilité technique entre ces réservoirs par le biais des moteurs de recherche chargés d'une recherche transversale.

C'est tout à fait passionnant de mettre en place l'organisation des archives.

Il s'agit alors de donner trace fidèle de l'activité de l'organisme, de son développement et d'en maîtriser les supports quelque soit leur forme.
Tous les méandres de la structure de l'organisme et tout ce qui en fait la richesse vous seront connus.
D'où la nécessité de travailler "en transversal", et de devoir prendre en compte tous les moyens techniques existants ou à mettre en place pour une bonne réalisation (système d'information, signature électronique, workflow...).

De ce fait, on est alors partie intégrante de la stratégie de son entité et la cheville ouvrière de la mise en place et de la bonne conservation de sa mémoire.
Car au même titre que l'être humain ne peut survivre sans sa mémoire, un organisme ne peut pas non plus s'en passer qu'il soit à but économique, culturel ou politique.

En pratique, l'archiviste mène un audit sur les documents à traiter en déterminant avec le producteur desdits documents l'importance de ces derniers (valeur informative), les contraintes juridiques, comptables..., l'usage qui en est fait.
Ce n'est qu'ensuite qu'il pourra faire valider le tableau de gestion ainsi réalisé.

Quelques règles

gouvernance

finances & comptabilité

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Finances & comptabilité

Facturation électronique
Une instruction fiscale du 11 janvier 2007 donne de nouvelles règles de conservation du " double électronique " pour les entreprises qui transmettent leurs factures sur support papier. Elle dit

"De plus en plus souvent des entreprises créent leurs facturations sous support électronique et transmettent celles-ci à leurs clients sur support papier, les entreprises ont le choix pour la conservation du double de leur facture entre le conserver sur support papier ou en conserver un double électronique.

Mais, attention, pour être valable, ce mode de conservation du double de la facture sous mode électronique doit être réalisé dans le respect des règles générales de conservation des pièces justificatives. Il doit donc remplir un certain nombre de conditions que l'administration fiscale vient de préciser.

Le dispositif technique doit permettre de garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité du
"double électronique " depuis l'émission de l'original jusqu'à l'expiration de la période légale de stockage du double. Et à tout moment, l'administration fiscale est en droit de contrôler que le dispositif utilisé par l'entreprise présente bien ces garanties."

GLB - MAJ mardi 13 février, 2007
"Toute donnée qui contribue à réduire l'incertitude de la connaissance d'un sujet déterminé constitue une information"