ARCHIVER, c'est bien...
.....faire du RECORDS MANAGEMENT, c'est mieux

 

A ce jour, l'AFNOR a décidé de ne pas traduire ce terme anglo-saxon qui donne une dimension au mot "record" que n'a pas notre terme "document". Mais la porte n'est pas fermée.

QUELLE DIFFERENCE RM/archives ?

Archiver, c'est se préoccuper des documents depuis leur création, quelque soit leurs formes (papier, électronique,...) et gérer leur suivi jusqu'à leur sort final.

C'est aussi maintenant en faire une gestion prévisionnelle plus sophistiquée : l'authenticité du document et le suivi de sa création et de ses modifications est le facteur déterminant du RM. Il s'agit de maîtriser, organiser et contrôler leur chaîne de vie : réception, utilisation, conservation, en prévoyant leur authenticité ainsi que le suivi de l'information les concernant (métadonnées).

En fait, il s'agit d'une utilité qui va bien plus loin que les archives : il s'agit pour un organisme d'améliorer la gestion de ses documents et des données qui lui sont utiles par un contrôle permanent et efficace.

Ainsi, pour moi, c'est la gestion des risques qui est le vrai "plus" apporté par le RM en réponse à la complexification due aux données électroniques (voir cases du tableau en rouge). Car pour ce qui concerne la conduite des affaires, la conformité aux exigences légales et la protection de la mémoire de l'entreprise, cela fait belle lurette que les archivistes maîtrisent ces points. Simplement ces opérations sont bien sûr intégrées dans le RM.

naissance	document, porteur d'information	respect procédures
utilisation		étapes de conservation
versement		contrôle authenticité

Afin d'avoir des règles claires et un référentiel sur lequel s'appuyer, une norme internationale a été mise en place en 2002. Il s'agit de la norme ISO 15489-1 (1).
La mission promotion nationale de la norme ISO 25489-1 a réalisé un document de présentation que chacun peut leur demander pour utilisation (sous couvert du respect des règles fixées indiquées dans le powerpoint) (souci avec la présentation : en cours de "réparation")

Si vous avez des commentaires à faire, des compléments d'information, merci d'aller sur le billet du BLOG pour y mettre vos commentaires

(1) Norme dont on peut trouver le texte dans le livre "Knowledge Management - Réussir votre démarche", Afnor. - Paris : Afnor, 2002. - 128 p. - (Recueil normes). - ISBN 2-12-234211-0

Sources :

==> formations auprès d'Archive17,
==> "Il faut considérer le records management comme partie intégrante de toute activité de l'organisation" interveiw de Catherine Hare par Michel Remize
in Archimag, oct. 2003 n° 168

GLB - MAJ jeudi 15 avril, 2004