Abordons tour à tour ces deux possibilités

MODE PROJET (1)

Un mode de travail indispensable lorsque l’on a une mission transversale à mener est celui du “mode projet” qui peut s’appuyer notamment sur le workflow.
Je crois beaucoup à ce mode de fonctionnement car il nécessite de tenir compte de toutes les interactivités de l’ensemble des paramètres de l’objectif à atteindre, quelque soit la complexité de l’ensemble.

D’où quelques impératifs :

1. être à l’écoute pour prendre en compte les besoins exprimés par les futurs utilisateurs
==> qu’il doit savoir traduire par des spécifications (traduction des besoins en termes spécifiques & quantifiés
==> ce qui permettra dans une première étape de réaliser une étude de faisabilité (techniques possibles, conséquences techniques, humaines & financières)

2. intégrer les impératifs techniques

3. jouer un rôle important de communication :
. préciser les rôles de chacun,
. mettre en place les outils de travail nécessaires (les procédures aident à préciser les étapes)
. informer le reste de la collectivité.

L’outil de base est constitué par les tableaux de bord dont l’ensemble des indicateurs permet de suivre l’évolution du projet vers sa solution dans le temps et dans sa réalisation.
Cela se traduit par un suivi de projet permettant de vérifier la concordance ou les dysfonctionnements des délais et des objectifs et d’y remédier dans ce dernier cas.

CAHIER des CHARGES

Que l’on travaille en mode projet ou pas l’établissement d’un cahier des charges est toujours indispensable lorsque l’on se lance dans un projet.

Quelques grands points incontournables :
– contexte et objectifs,
– présentation & analyse des besoins…

Quelques sites permettent de savoir comment s’y prendre en matière d’informatisation d’un centre de documentation :
– Ministère de la culture
– ENSSIB
– un laboratoire du CNRS

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(1) “Du management de projet à la qualité totale” par Y. Chaigneau & Michel Périgord. Ed. d’organisation, 1990 ; coll. management 2000