Le blog info-doc de Geneviève Le Blanc

“les métadonnées sont des données sur les données dont la fonction est de qualifier un document ou une information“… mais pas seulement car en partant d’une donnée, d’une information ou d’une connaissance, encore faut-il aussi connaître l’histoire de son traitement et un éclairage sur son contexte ou sur le sens dans lequel elle a été élaborée.

D’où la nécessité absolue de les mettre dans un cadre structurel permettant de restituer leur sens.
Elles sont en fait le lien entre les données et la structure.
Elles sont au carrefour de la description bibliographique et de la structuration des documents.
Elles permettent d’introduire en amont des éléments descriptifs.

Naturellement le records management en est gros consommateur.

Outre les métadonnées généralistes (Marc, Dublin Core, EAD, Master, TEF…) il en existe 3 autres types :
– en fonction des types de documents (textes, manuscrits, archives, thèses, audiovisuel…)
– en fonction de la discipline concernée (sc. sociales (DDI), ressources pédagogiques (LOM) sc. humaines (TEI)
– en fonction de la complexité (METS)

Elles peuvent concerner une ressource, un ensemble de ressources ou juste une partie de ressource.
Elles peuvent être encapsulées, englobantes ou externes (Topic Maps en sémantique)

Pour finir sur une note humoristique (?) certains les appellent les données ‘vicieuses’ ou ‘perverses’ 🙂

Pour mémoire Google ne se sert plus des balises méta HTML notamment les keywords. Aujourd’hui il s’appuie sur le titre et la description. Sauf Google Adsense pour sa publicité.
Toutefois, toutefois, d’autres moteurs de recherche existent… (voir le commentaire de ce billet)
Sur ce sujet, lire
http://www.goopilation.com/2009/09/google-meta-keywords-balise-classement-recherche.html
http://www.google.com/support/forum/p/webmasters/thread?tid=088c26b7f55bfd08&hl=fr
http://blog.abondance.com/2011/02/oui-google-lit-bien-la-balise-meta.html

Ma source d’inspiration :
Documentaliste vol. 34, 2006 n° 2 p. 144 : présentation d’une journée d’étude ADBS-INTD “métadonnées et valorisation de l’information”

voir aussi

http://cursus.edu/dossiers-articles/articles/9997/proteger-ses-metadonnees-2-cas-image/

J’aurais voulu approfondir davantage ce billet resté en brouillon depuis un long moment, mais en ce moment des occupations m’empêchent de le faire. Si vous trouvez des lacunes ou des erreurs, merci de me les signaler.

Pour tout savoir sur le sujet si vous n’avez pas participé à l’atelier ADBS du 23 mars à Documation, un livre blanc intitulé “Introduction à la série des normes ISO 30300, Système de management des documents d’activité
Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489” vient d’être publié par la Commission de Normalisation 11 de l’AFNOR.
Il porte sur
– les nouvelles normes de la série Iso 30300, Système de management des documents d’activités
– les évolutions à venir de l’ISO 15489 sur le Records management.

Son objectif : expliquer l’apport des nouvelles normes ISO 15489 et ISO 30300 et faire prendre conscience de l’importance de leur rôle.
Comme le commente l’ADBS,

L’objectif avoué de ces nouvelles publications de normes est de positionner le management des informations et des documents au plus haut niveau des organisations, celui de leur stratégie et de leur politique. Ainsi, les projets de records management, « en s’inscrivant dans une démarche de management de la qualité, constituent dorénavant un des maillons de la stratégie et de la bonne gouvernance des organisations », peut-on lire en conclusion du document.

Voir aussi la présentation faite par l’AAF

A noter que l’accès du document peut être télécharger gratuitement.

j’en profite pour signaler la page du site de l’AFNOR, où se trouve sa ‘BIVI’ (Bibliothèque virtuelle fonctions documentaires, documents et normes). Les textes des normes sont accessibles sur abonnement, avec essai gratuit possible.

Tel est le thème de la journée d’études de ce jour organisée par la section archives économiques et d’entreprises de l’Association des archivistes français (AAF/SAEE), en partenariat avec le groupe GDF-Suez et l’Association du souvenir Ferdinand de Lesseps et du Canal de Suez.

Les pra­ti­ques et les moda­li­tés d’exer­cice de la fonc­tion ne ces­sent d’évoluer. Le profil de l’archiviste d’entreprise (…tend) à deve­nir ce que l’on appelle plus com­mu­né­ment un chef de pro­jet (…) pour mener à bien la déma­té­ria­li­sa­tion des sup­ports, la mise en place d’un sys­tème d’archi­vage électronique (SAE), des outils de repor­ting, une exter­na­li­sa­tion vers des tiers archi­veurs, etc.

Un blog spécifique à cette journée a été mis en place. Il est prévu d’y ajouter interviews, vidéos, photos… Voilà qui devrait être intéressant.

Le conseil d’administration de l’Association des Archivistes Français vient de donner son accord à la création d’une nouvelle commission au sein de l’AAF, sur le thème du “records management”.

Le message du 5 novembre dernier sur le forum de l’AAF rappelle que

le records management (traduit « gestion de l’archivage » par la commission de terminologie et de néologie, JO du 22/04/2009, également appelé « gestion des documents » dans d’autres pays francophones) consiste à « organiser et contrôler la constitution, la sélection, la conservation et la destination finale des documents d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme ».

Décidément, il est vraiment difficile de trouver un terme simple pour traduire “records management” malgré des définitions qui expliquent bien l’objectif de la chose.

Dans la mesure où justement il s’agit de traiter la gestion des documents dès leur création et donc leur vie durant et pas seulement au moment où ils prennent leur retraite si je puis dire, l’intitulé de la Commission de terminologie – avec tout le respect que je lui dois – me paraît… comment dire ? nul ? incorrect ? les deux à la fois ? Bref, “gestion des documents” paraît plus adéquat que “gestion de l’archivage”.
J’en ai déjà parlé sur ce blog dans un billet où j’avais signalé une précision importante apportée par Michel Robergé sur la différence entre ‘records management’ et ‘archives management’, différence qui me paraît fondamentale.

Quant à la définition du RM reprise par l’AAF, personnellement je pense qu’il faudrait rajouter trois éléments à la définition citée :
organiser et contrôler la constitution, les modifications, la sélection, la conservation et la destination finale des documents analogiques et numériques d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme. Et d’en garantir l’authenticité.

Encore faut-il bien s’entendre sur ce que représente le contenu du ‘document’ (qui n’est que le support physique d’une information permettant sa communication).
Ce qui est fondamental c’est de déterminer la spécificité de ladite information pour savoir si elle est concernée par le RM.
Dans un commentaire sur mon billet cité, Daniel Ducharme rappelait à juste titre la difficulté de faire la différence entre un document organique et un document documentaire.
De plus, à cette identification des documents de gestion vient s’ajouter la difficulté de juger leur valeur d’exploitation (à titre de preuve ou pour leur qualité informative).

Longue vie active et productive à cette nouvelle Commission qui a donc beaucoup de pain sur la planche et dont le sujet représente à mes yeux l’avenir du monde des archives.

________________
Bien qu’il n’y soit pas question de RM, mais d’archives et de documentation, à signaler un pdf très intéressant sur Papyrus (dépôt institutionnel de l’Université de Montréal concernant les travaux de recherche de ses professeurs et chercheurs ainsi que les thèses et mémoires de ses étudiants) réalisé en avril 2009 par Karim Michel intitulé “La notion de genre(s) : un outil transférable pour l’évaluation des documents numériques“.
‘Genre” étant à prendre au sens de moyen d’identification et d’organisation par un repérage des points communs.

Pour le référentiel Moreq2, une page semble se tourner avec la sortie le 9 juin 2010 de l’ISO/DIS 16175-3 intitulée “Information et documentation — Principes et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les environnements électroniques de bureau — Partie 3: Lignes directrices et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les systèmes d’entreprise“. Pour le monde du Public comme pour celui du privé.

Cette nouvelle norme est un référentiel commun pour les outils de gestion du records management qui devrait permettre de ne plus avoir à hésiter entre Edrm, dod, moreq… Mais il reste encore du chemin à parcourir car vous notez que la partie 1 sur les généralités et la partie 3 sur les exigences ont été votées… mais pas la partie 2 qui “correspondait globalement à Moreq2, en plus simplifié“.

Il s’agit donc d’une affaire à suivre, ce d’autant que la Commission européenne vient de lancer une consultation pour une nouvelle version de Moreq.

____________

Mes sources :
==> http://memoireetsavoir.blogspot.com/2010/06/la-mort-de-moreq.html
==> http://gestarcarnets.blogspot.com/2010/06/279-la-nouvelle-isodis-16175-annonce-t.html

Un intitulé de poste pas si neuf que cela (depuis ~2006 en france)mais qu’il est intéressant de cerner car le records management est également concerné

Définition
“le D&IM identifie, valorise et maîtrise les processus documentaires. Il est acteur de la gouvernance de l’entreprise et leader au service des directions opérationnelles. C’est un professionnel de la conduite du changement qui formalise la politique documentaire de l’organisation. Il verbalise les processus et cycles de vie des documents et collabore avec les fonctions supports. Enfin, il œuvre à l’urbanisation du système Documents & Information”. (source)

Un peu indigeste ! Creusons, sachant que théoriquement et/ou réellement la politique du changement est la capacité d’une organisation à évoluer et à s’adapter lui garantissent performance et pérennité.

Donc, nous pouvons dire que dans le cadre d’un organisme qui mène une politique du changement volontariste (voulue par la Direction, donc) un professionnel de l’infodoc formalise la politique documentaire ad hoc. A cette fin, il organise les processus et cycles de vie des documents (tiens, tiens… records management…) et bien sûr le fait en étroite collaboration avec les autres fonctions supports
A ce titre effectivement il est acteur de la gouvernance de l’entreprise.
C’est ce que d’aucuns appellent de “l’intelligence documentaire” à juste titre

Concrètement, il s’agit d’organiser et gérer les informations stratégiques vitales à l’organisme afin de les optimiser et d’en faire une ressource stratégique garante de sa capacité à évoluer.

Je vous propose d’aller lire le billet “Profil D&IM” sur Blogdim (blog du groupe de travail D&IM) formé par l’Aproged et Xplor sur le sujet car il est vraiment très complet sur le sujet, même si la définition n’est pas plus claire que la première donnée ci-dessus.

J’ai eu du mal à cerner le plus par rapport au records management jusqu’à ce que je vois que Records Management et Knowledge Management sont signalés dans ce billet comme étant des acronymes. Ouf !

Faut-il ajouter dans les acronymes le Business Information Management ? Le BIM traite
. des documents en tant qu’objets : la GED, la LAD (pour lire automatiquement), le workflow, les systèmes d’acquisition de documents multiformats
. de la dématérialisation documentaire
. de l’archivage (électronique, robotisé)
. des portails documentaires
A mon avis non. Il me semble que le niveau gouvernance n’est pas là. Et vous, qu’en pensez-vous ?

Pour finir, sur Viadéo, un forum “Document manager”, un blog et 917 personnes. De quoi avoir quelques contacts 😉

__________

Mes sources et voir aussi

==> le blog du groupe de travail D&IM http://blogdim.spaces.live.com/

==> le site de Lifing, entreprise oeuvrant dans l’intelligence documentaire

==> http://www.slideshare.net/guest7f7403/centraliser-la-gestion-des-documents-marketings-dim-01042010
Un document intitulé “Pourquoi centraliser la gestion de ses documents marketings ? Les enjeux du Document & Information Manager ?” par Jean-Pierre Blanger pour le Groupe D&IM Jean-Pierre BLANGER Directeur R&D Ricoh, membre Aproged, pilotage du groupe de travail D&IM
Malgré son approche marketing, est vraiment intéressant à lire.

==> “La gestion du changement organisationnel : Articulation de représentations ambivalentes” par Véronique Perret. Actes de la 5ème conférence de l’AIMS, n°54, 1996. En ligne. http://www.strategie-aims.com/lille/com5402.pdf (consultation le 21 mai 2010)

Il s’agit de la NF Z42-013. ― Archivage électronique. ― Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.

Elaborée entre 1999 et 2001, cette norme, “grâce à un jeu de recommandations optionnelles (…) constitue un guide de bonnes pratiques couvrant des situations très diverses” explique un article de Thierry Jacquot de 2004 lu sur 01Net, Ce qui ne l’empêche pas de s’interroger déjà : “serait-elle en retard d’une guerre technologique ?” Si sa réponse est non, cela illustre bien qu’il y avait amélioration possible.

C’est ce que l’on pouvait croire avec l’arrivée de la nouvelle version adoptée le 4 février 2009. Mais je viens de lire une analyse de cette nouvelle version faite par l’Association Preuve & Micrographie (téléchargeable) qui me semble particulièrement importante à connaître. Quels sont les avis des spécialistes ?

voir aussi pour approfondir
http://www.bvdic.com/Toute_l_actualite-Francais,,-5-2-0—-1
http://www.inforisque.info/blog-inforisque/index.php?post/1694/2009/06/26/Dematerialisation-et-securisation-des-echanges-Le-marche-et-les-besoins (étude du besoin et du marché très intéressante)
http://www.cio-online.com/actualites/lire-la-dematerialisation-a-valeur-probante-sur-support-reinscriptible-desormais-normalisee-2029.html
http://www.inforisque.info/blog-inforisque/index.php?post/2008/10/23/1199-nouvelle-norme-nf-z42-013-publiee-le-15-novembre
http://phonotheque.hypotheses.org/696
http://lienart.blogspot.com/2009/02/nouvelle-revision-de-la-norme-nf-z42.html

sources
http://www.01net.com/article/260020.html
http://fr.wikipedia.org/wiki/NF_Z_42-013
http://www.megapreuve.org/tribune/42013.pdf

C’est par le biais d’un billet du blog “Univers doc” que j’apprends son existence.

Il s’agit du livre “Managing the Crowd : Rethinking Records Management for the Web 2.0 World”
de Steve Bailey aux éditions Facet Publishing et publié en 2008.

Le billet d’Univers Doc présente longuement le livre. Je vous incite à aller voir cette présentation. Mais pour ceux qui n’en ont pas le temps, retenez que l’objectif du livre est “d’engager les professionnels du Records Management dans des discussions et débats sur le Records de demain. En effet, l’auteur pense que l’approche orthodoxe du Records management a vite atteint les limites de son efficacité“.

D’après les présentateurs du livre, le web 2.0 rend obsolète notre façon actuelle de réaliser le Records Management et pour eux ce livre “sert de tremplin pour la discussion et le débat sur la gestion de records 2.0 à mettre en œuvre, avec la présentation d’un modèle théorique radicalement nouveau (…)”

A noter, par rapport à mon billet du sur la définition du RM, voir le chapitre 11 et ses “10 Records Management 2.0 definitions”

Le Département de l’innovation technologique et de la normalisation des Archives de France signale sur la liste de l’AAF la sortie de “ Directives pour la gestion et l’archivage numériques des courriers électroniques” élaborées par les Archives générales du Royaume et Archives de l’Etat dans les provinces belges et les présentent d’une manière détaillée dans une note d’information.

Si vous allez sur le site de l’ADBS, vous trouverez la présentation de ce dossier coordonné par Sylvie Dessolin-Baumann et Caroline Wiegandt et paru dans la revue “Documentaliste” volume 46 n° 2 paru le 29 mai 2009, p. 28-65
Son objectif : “poser les principes et (…) faire partager des expériences de natures diverses (…)“.

En effet, le records management existe depuis une vingtaine d’années et s’est peaufiné au fil du temps jusqu’à la mise en place de la norme ISO 15489 (2002 en anglais, 2003 en français) récemment complétée en 2006 par les normes ISO 22310 et ISO 23081-1

L’intitulé est encore trop abstrait pour de nombreux documentalistes et archivistes alors que ce qu’il représente rend indispensable l’intervention de nos professions sur l’ensemble du cycle de vie documentaire. Une bonne occasion donc d’aller lire ce dossier pour réfléchir à sa prise en compte dans son propre organisme.

Il est question qu’une journée d’études soit organisée en commun par l’AAF et l’ADBS pour prolonger ce dossier.

N’oubliez pas non plus de regarder la page de l’ADBS sur le records management