Le blog info-doc de Geneviève Le Blanc

Pour le référentiel Moreq2, une page semble se tourner avec la sortie le 9 juin 2010 de l’ISO/DIS 16175-3 intitulée “Information et documentation — Principes et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les environnements électroniques de bureau — Partie 3: Lignes directrices et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les systèmes d’entreprise“. Pour le monde du Public comme pour celui du privé.

Cette nouvelle norme est un référentiel commun pour les outils de gestion du records management qui devrait permettre de ne plus avoir à hésiter entre Edrm, dod, moreq… Mais il reste encore du chemin à parcourir car vous notez que la partie 1 sur les généralités et la partie 3 sur les exigences ont été votées… mais pas la partie 2 qui “correspondait globalement à Moreq2, en plus simplifié“.

Il s’agit donc d’une affaire à suivre, ce d’autant que la Commission européenne vient de lancer une consultation pour une nouvelle version de Moreq.

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Mes sources :
==> http://memoireetsavoir.blogspot.com/2010/06/la-mort-de-moreq.html
==> http://gestarcarnets.blogspot.com/2010/06/279-la-nouvelle-isodis-16175-annonce-t.html

Un intitulé de poste pas si neuf que cela (depuis ~2006 en france)mais qu’il est intéressant de cerner car le records management est également concerné

Définition
“le D&IM identifie, valorise et maîtrise les processus documentaires. Il est acteur de la gouvernance de l’entreprise et leader au service des directions opérationnelles. C’est un professionnel de la conduite du changement qui formalise la politique documentaire de l’organisation. Il verbalise les processus et cycles de vie des documents et collabore avec les fonctions supports. Enfin, il œuvre à l’urbanisation du système Documents & Information”. (source)

Un peu indigeste ! Creusons, sachant que théoriquement et/ou réellement la politique du changement est la capacité d’une organisation à évoluer et à s’adapter lui garantissent performance et pérennité.

Donc, nous pouvons dire que dans le cadre d’un organisme qui mène une politique du changement volontariste (voulue par la Direction, donc) un professionnel de l’infodoc formalise la politique documentaire ad hoc. A cette fin, il organise les processus et cycles de vie des documents (tiens, tiens… records management…) et bien sûr le fait en étroite collaboration avec les autres fonctions supports
A ce titre effectivement il est acteur de la gouvernance de l’entreprise.
C’est ce que d’aucuns appellent de “l’intelligence documentaire” à juste titre

Concrètement, il s’agit d’organiser et gérer les informations stratégiques vitales à l’organisme afin de les optimiser et d’en faire une ressource stratégique garante de sa capacité à évoluer.

Je vous propose d’aller lire le billet “Profil D&IM” sur Blogdim (blog du groupe de travail D&IM) formé par l’Aproged et Xplor sur le sujet car il est vraiment très complet sur le sujet, même si la définition n’est pas plus claire que la première donnée ci-dessus.

J’ai eu du mal à cerner le plus par rapport au records management jusqu’à ce que je vois que Records Management et Knowledge Management sont signalés dans ce billet comme étant des acronymes. Ouf !

Faut-il ajouter dans les acronymes le Business Information Management ? Le BIM traite
. des documents en tant qu’objets : la GED, la LAD (pour lire automatiquement), le workflow, les systèmes d’acquisition de documents multiformats
. de la dématérialisation documentaire
. de l’archivage (électronique, robotisé)
. des portails documentaires
A mon avis non. Il me semble que le niveau gouvernance n’est pas là. Et vous, qu’en pensez-vous ?

Pour finir, sur Viadéo, un forum “Document manager”, un blog et 917 personnes. De quoi avoir quelques contacts

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Mes sources et voir aussi

==> le blog du groupe de travail D&IM http://blogdim.spaces.live.com/

==> le site de Lifing, entreprise oeuvrant dans l’intelligence documentaire

==> http://www.slideshare.net/guest7f7403/centraliser-la-gestion-des-documents-marketings-dim-01042010
Un document intitulé “Pourquoi centraliser la gestion de ses documents marketings ? Les enjeux du Document & Information Manager ?” par Jean-Pierre Blanger pour le Groupe D&IM Jean-Pierre BLANGER Directeur R&D Ricoh, membre Aproged, pilotage du groupe de travail D&IM
Malgré son approche marketing, est vraiment intéressant à lire.

==> “La gestion du changement organisationnel : Articulation de représentations ambivalentes” par Véronique Perret. Actes de la 5ème conférence de l’AIMS, n°54, 1996. En ligne. http://www.strategie-aims.com/lille/com5402.pdf (consultation le 21 mai 2010)

Je viens de trouver par le biais de Pearltrees un site intéressant qui propose des vidéos d’entretiens, de colloques & journées d’étude, de séminaires de recherche, de documentaires et de reportages sur les grands enjeux et interrogations dans toutes les disciplines des sciences humaines et sociales.
Bref, un patrimoine important de connaissances.

Il s’agit d’ “Archives Audiovisuelles de la Recherche“. Il correspond au programme de R&D de l’ESCoM (Equipe sémiotique cognitive et nouveaux médias, Maison des Sciences Humaines).

N’hésitez pas à aller y jeter un oeil (et plus) si le sujet vous concerne.

La Commission ‘archives électroniques’ de l’AAF avait organisé mi-janvier un petit déjeuner dont le titre était
“Archiver le patrimoine numérique – Un challenge commun Archivistes-DSI”

Les compte-rendus des interventions sont en ligne sur le site de l’Association des Archivistes français.

A noter la présentation intitulée “L’archivage à long terme des maquettes numériques en 3D du Falcon X” très intéressante, d’Isabelle Bignand, Frank Nuwendam et Max Fouache.

A noter également la conclusion de la Présidente de la Commission, rappelant qu’il faut que les archivistes et les informaticiens apprennent à se connaître et mettent leur savoir-faire en commun. Ellle estime que

“dans cette relation naissante, nous sommes confiants : si les archivistes ont réussi à passer à l’ère du numérique, les informaticiens réussiront également à passer à l’archivage électronique !”

(No) comment ==> c’est une question de survie pour les deux ! Il n’est plus envisageable depuis déjà pas mal de temps que chaque spécialiste nécessaire à un projet ne partage sa compétence avec d’autres spécialistes. Cela rend chacun plus fort et plus performant dans ses résultats. Pour un meilleur résultat global.

Un outil (tableur) a été mis en place par les Archives de France pour faciliter l’utilisation de la “méthode d’évaluation des pratiques de conservation préventive dans un service d’archives“.
Intéressant.

Ne pas oublier que des perles peuvent se trouver sur le site des Archives de France dans sa partie “gérer les archives”.
Ceci intéressant tant le Public que le Privé

Le rapport 2007 “Des archives en France : l’activité de la direction des Archives de France et des services publics d’archives” vient de sortir.

C’est bien, mais qu’apporte un rapport faisant un point vieux de trois ans ? … Hors son aspect historique intéressant d’ici une dizaine d’années, bien sûr. Les responsables ont changé, l’organisation a évoluée.
Votre rapport d’activité annuel, vous le rendez trois ans après ?

J’ai cherché un sommaire qui aurait été le bienvenu pour ces 120 pages et en vain une conclusion. Vous me direz qu’il y a l’introduction, mais bon.

Deviendrais-je acariâtre ?
Ceci dit, c’est intéressant à lire.

Un article paru dans Le Monde daté d’hier signale les difficultés d’un fonds photographique important de trois journaux parisiens parisiens, Paris-Soir, Match et France-Soir, années 1930 – 1970 déposées sous forme de don à la Bibliothèque Historique de la Ville de Paris en 1988.

La Revue de la Tribune de l’Art, revue sérieuse s’il en est, a rédigé aujourd’hui un papier très intéressant sur le sujet. A lire absolument.

PaperBlog en a fait également un billet qui apporte son éclairage.

Au vu de ces textes, la directrice n’est pas très claire sur le sujet, c’est le moins que l’on puisse dire.
Ma conclusion : absurdité et tristesse du non respect des archives au cœur des archives.
Question : Que fait la ville de Paris ? Que font les Archives de France ?
Conclusion : affaire à suivre.

Je vous signale l’excellent point fait sur ce sujet par le sénateur Trégouet dans le dernier @rt Flash n° 542 et vous invite vivement à aller lire l’article.

Il explique comment

Voir ci-après d’autres pistes, mais bien que cela ne soit pas tout à fait le sujet je ne résiste pas à la tentation de vous envoyer regarder le billet de S.I.Lex intitulé “Archives en ligne, une étude de réutilisation des conditions“. C’est ce que l’on appelle ‘du bel ouvrage’ !! A lire absolument.

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Sur le sujet, voir aussi

==> le rapport de Bruno Ory-Lavollée intitulé “partager notre patrimoine culturel – propositions pour une charte de la diffusion et de la réutilisation des données publiques culturelles numériques” de juillet 2009

==> le résumé de Michèle Battisti intitulé “Les enjeux de la numérisation du patrimoine en quelques mots-clés” des conférences organisées par la BNF et des Universités françaises sur le thème “Numérisation du patrimoine des bibliothèques et moteurs de recherche : deuxième journée d’étude à la BnF”

Parfois, il arrive qu’une norme soit… peu fiable ! C’est ce qui est expliqué sur le site de ‘Preuves & Micrographie – Documents numériques’ où l’on apprend ainsi que c’est un constat d’huissier qui permit la révision de la norme Afnor Z42-013.

D’où en découle la réalisation de la norme Afnor Z 43-400 “archivage des données électroniques COM-COLD” en 2005, dont

“l’apport essentiel (…) est de placer l’archivage des documents numériques face à l’ensemble de ses réalités, et notamment la réalité juridique. (Elle) donne des spécifications pour établir des archives juridiquement recevables, et confronte ses prescriptions avec les règles de droit au travers de deux annexes informatives consacrées au droit de la preuve, et d’une annexe consacrée à la loi “Informatique et libertés”.” (source)

Et en 2009, elle devient la norme internationale ISO 11506.

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source de la citation :
rédaction Lucien Pauliac, http://www.archiv-light.com/crbst_6.html

Pour approfondir :

http://www.bignonlebray.com/Images/Upload/supportsinternes2009/PresentationArchivageElectronique16102009.pdf

http://www.maineetloire.cci.fr/kiosque/fichiers/Cahier_EssenCCIel_5.pdf

http://www.clusir-rha.fr/uploads/lyon/SSI/2008-2009/CycleDeVie.ppt

http://www.megapreuve.com/crbst_13.html

Je n’ai pas encore eu l’occasion de vous signaler l’accès au référentiel métiers sur le site de l’AAF mis en ligne en 2008. Aujourd’hui, sur son forum, l’AAF annonce l’ajout de quatre nouvelles fiches de postes :

- agent dans un service d’archives
- assistant / technicien dans un service d’archives
- archiviste expert
- archiviste manager

Que ce soit pour une recherche de personnel, pour réfléchir sur son propre poste (en cours ou à venir) ou pour argumenter auprès de sa hiérarchie, ce genre de document est toujours indispensable.