sphère des archives - articles archivés

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Suite à une question intéressante sur le forum de l’AAF le 18 octobre dernier :

comment assurer des éléments auxquels nous n’avons pas accès, qui sont dans des locaux qui ne sont pas nôtres et sur lesquels nous n’avons aucun regard ? L’avis de nos juristes est clair : c’est
possible, mais aberrant, donc hors de prix (clause abusive)

la réponse apportée par le Président de l’association des prestataires en archivage et gestion externalisée (PAGE) a été la suivante :

Cette question de l’assurance des archives confiées par un donneur d’ordre à un tiers-archiviste est récurrente et appelle une nouvelle fois les précisions suivantes :

Le dépôt des archives oblige le dépositaire à restituer en fin de contrat ces mêmes archives au déposant dans l’état où elles lui ont été confiées.
Dans l’hypothèse où ces archives seraient détruites suite à un sinistre, l’indemnisation est généralement fixée à une somme forfaitaire représentative du coût du papier. Par ailleurs, si un préjudice était
encouru par le donneur d’ordre qui ne pourrait faire valoir un droit, l’assureur en responsabilité civile du tiers-archiviste serait appelé, à dire d’expert, à indemniser le donneur d’ordre de son préjudice éventuel.

Il est important de rappeler que le tiers-archiviste ignore la valeur de l’information contenue dans les documents qui lui sont confiés, que seul le donneur d’ordre peut connaître, et à qui incombe la responsabilité de choisir la meilleure protection pour les archives qu’il externalise.

Pour celles qu’il considère comme vitales, la meilleure protection consiste à numériser et/ou microfilmer les archives papier en cause, conservées sur un site séparé de celui conservant les informations numérisées et/ou microfilmées. C’est là véritablement réduire le risque au minimum ; les tiers-archivistes proposent tous cette prestation.

les métadonnées sont des données sur les données dont la fonction est de qualifier un document ou une information“… mais pas seulement car en partant d’une donnée, d’une information ou d’une connaissance, encore faut-il aussi connaître l’histoire de son traitement et un éclairage sur son contexte ou sur le sens dans lequel elle a été élaborée.

D’où la nécessité absolue de les mettre dans un cadre structurel permettant de restituer leur sens.
Elles sont en fait le lien entre les données et la structure.
Elles sont au carrefour de la description bibliographique et de la structuration des documents.
Elles permettent d’introduire en amont des éléments descriptifs.

Naturellement le records management en est gros consommateur.

Outre les métadonnées généralistes (Marc, Dublin Core, EAD, Master, TEF…) il en existe 3 autres types :
– en fonction des types de documents (textes, manuscrits, archives, thèses, audiovisuel…)
– en fonction de la discipline concernée (sc. sociales (DDI), ressources pédagogiques (LOM) sc. humaines (TEI)
– en fonction de la complexité (METS)

Elles peuvent concerner une ressource, un ensemble de ressources ou juste une partie de ressource.
Elles peuvent être encapsulées, englobantes ou externes (Topic Maps en sémantique)

Pour finir sur une note humoristique (?) certains les appellent les données ‘vicieuses’ ou ‘perverses’ 🙂

Pour mémoire Google ne se sert plus des balises méta HTML notamment les keywords. Aujourd’hui il s’appuie sur le titre et la description. Sauf Google Adsense pour sa publicité.
Toutefois, toutefois, d’autres moteurs de recherche existent… (voir le commentaire de ce billet)
Sur ce sujet, lire
http://www.goopilation.com/2009/09/google-meta-keywords-balise-classement-recherche.html
http://www.google.com/support/forum/p/webmasters/thread?tid=088c26b7f55bfd08&hl=fr
http://blog.abondance.com/2011/02/oui-google-lit-bien-la-balise-meta.html

Ma source d’inspiration :
Documentaliste vol. 34, 2006 n° 2 p. 144 : présentation d’une journée d’étude ADBS-INTD “métadonnées et valorisation de l’information

voir aussi

http://cursus.edu/dossiers-articles/articles/9997/proteger-ses-metadonnees-2-cas-image/

J’aurais voulu approfondir davantage ce billet resté en brouillon depuis un long moment, mais en ce moment des occupations m’empêchent de le faire. Si vous trouvez des lacunes ou des erreurs, merci de me les signaler.

La CADA a rendu le 26 mai dernier un avis n° 20111743 que je vous propose d’aller lire car y sont précisés les principes généraux à suivre en matière de calcul du montant des redevances et de la durée des licences.

Décidément il est difficile de faire évoluer les mentalités en même temps que les pratiques.
Ainsi dans la lettre n° 38 de l’EHESS, Goulven Le Brech écrit en conclusion de son article intitulé “la sagesse de l’archiviste” :


Sa position (l’archiviste) parfois délicate de « passeur » de mémoire, faisant de lui un nomade errant de bureaux en bureaux, de problématiques en problématiques, l’oblige à une certaine humilité, et il fait sienne cette belle formule du Tao to King :
L’ouvrage accompli
Se retirer

A l’heure du Records management, à l’heure où le mode projet est devenu incontournable, parler d’humilité ne me paraît pas la meilleure façon de s’imposer dans les équipes ni de faire connaître ses compétences et donc son utilité. Et rappeler la conception de l’Archive de Foucault n’est pas là dans son milieu: le Records management au coeur d’un organisme n’a à mon sens plus grand chose à voir là.
Par contre, en parler dans le cadre des archives historiques d’un organisme comme l’EHESS y trouve bien sûr son sens.

A part ce mouvement d’humeur final, j’ai lu avec intérêt cet article. Et lorsqu’il parle de la suspicion à laquelle est parfois confronté l’archiviste tant par la Direction que par les Services en matière de discrétion et de surveillance, il a tout-à-fait raison. Mais dès lors que l’on explique (en termes professionnels mais simples) les règles suivies et à suivre cela ne tient généralement pas longtemps. Et lorsque l’on tire une épine du pied à l’un ou à l’autre, c’est un collègue ou un directeur convaincu que l’on gagne.

Cela fait un moment que ce billet était en ‘brouillon’. Peut-être est-ce dû à un mélange qui me procure malaise entre la notion d’archive étudiée au sens sociologique, historique voire philosophique et celle d’archive en tant que Records.

… Je crains n’avoir pas été très claire !

___________
A propos de Gilles Deleuze et de Michel Foucault, on peut lire rapidement
http://www.texte.ca/MARTYf.pdf
http://www.leseditionsdeminuit.com/f/index.php?sp=liv&livre_id=2019
http://www.insense-scenes.net/site/index.php?p=article&id=22

Pour tout savoir sur le sujet si vous n’avez pas participé à l’atelier ADBS du 23 mars à Documation, un livre blanc intitulé “Introduction à la série des normes ISO 30300, Système de management des documents d’activité
Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489
” vient d’être publié par la Commission de Normalisation 11 de l’AFNOR.
Il porte sur
– les nouvelles normes de la série Iso 30300, Système de management des documents d’activités
– les évolutions à venir de l’ISO 15489 sur le Records management.

Son objectif : expliquer l’apport des nouvelles normes ISO 15489 et ISO 30300 et faire prendre conscience de l’importance de leur rôle.
Comme le commente l’ADBS,

L’objectif avoué de ces nouvelles publications de normes est de positionner le management des informations et des documents au plus haut niveau des organisations, celui de leur stratégie et de leur politique. Ainsi, les projets de records management, « en s’inscrivant dans une démarche de management de la qualité, constituent dorénavant un des maillons de la stratégie et de la bonne gouvernance des organisations », peut-on lire en conclusion du document.

Voir aussi la présentation faite par l’AAF

A noter que l’accès du document peut être télécharger gratuitement.

j’en profite pour signaler la page du site de l’AFNOR, où se trouve sa ‘BIVI’ (Bibliothèque virtuelle fonctions documentaires, documents et normes). Les textes des normes sont accessibles sur abonnement, avec essai gratuit possible.

Dans son billet intitulé “ Quiki, un nouvel outil de recherche qui propose une expérience de l’information“, Fabrice MOLINARO présente ce nouvel outil de visualisation multimédia de données (textes, images, vidéos, données structurés, etc.). Les résultats de la recherche effectuée sont commentés par le système grâce à une voix de synthèse.
On peut même faire des propositions de sites ou de vidéos.
Qwiki, comme wiki et quick, d’après Hervé Kabla.

La curiosité étant une très belle qualité, je suis allée voir et j’ai tapé ‘archives’.
J’ai été étonnée de constater que la France y ait une belle place. Mais n’ai rien vu/entendu sur la notion de Records management en tant que telle.

Expérience intéressante mais à condition d’avoir le temps : ne pas compter sur une lecture en diagonale. Car ce n’est pas à proprement parler un moteur de recherche. C’est plus près effectivement d’un(e) wikipedia/encyclopédie que d’un moteur de recherche.

Et pour l’instant tout est en anglais.

________________
quelques autres appréciations ==>

http://altaide.typepad.com/jacques_froissant_altade/2010/10/qwiki-le-futur-de-la-recherche-sur-le-web-.html
http://www.lesnumeriques.com/qwiki-futur-google-impressionnant-news-16611.html
http://www.nicolasbordas.fr/et-si-qwiki-demodait-wikipedia
http://www.fredzone.org/qwiki-le-moteur-de-recherche-du-futur
http://be-virtual.ch/blog/?p=386
http://www.hervekabla.com/wordpress/qwiki-sera-t-il-le-futur-moteur-de-recherche-qui-bousculera-google/
http://www.wikio.fr/high-tech/internet/moteurs_de_recherche/qwiki

Si le sujet vous intéresse, je vous propose d’aller écouter cet interview réalisé aujourd’hui dans le cadre de l’émission “La Fabrique de l’Histoire” par Emmanuel Laurentin sur France Culture

Tel est le thème de la journée d’études de ce jour organisée par la section archives économiques et d’entreprises de l’Association des archivistes français (AAF/SAEE), en partenariat avec le groupe GDF-Suez et l’Association du souvenir Ferdinand de Lesseps et du Canal de Suez.

Les pra­ti­ques et les moda­li­tés d’exer­cice de la fonc­tion ne ces­sent d’évoluer. Le profil de l’archiviste d’entreprise (…tend) à deve­nir ce que l’on appelle plus com­mu­né­ment un chef de pro­jet (…) pour mener à bien la déma­té­ria­li­sa­tion des sup­ports, la mise en place d’un sys­tème d’archi­vage électronique (SAE), des outils de repor­ting, une exter­na­li­sa­tion vers des tiers archi­veurs, etc.

Un blog spécifique à cette journée a été mis en place. Il est prévu d’y ajouter interviews, vidéos, photos… Voilà qui devrait être intéressant.

Je vous suggère d’aller lire un article du journal “L’Etudiant” intitulé “Frédéric Troilo, 30 ans, archiviste en auto-entreprise après un master pro archives

Je n’ai malheureusement pas le temps, là, de faire un long commentaire. Je prendrai juste le temps de dire qu’il faudrait que cesse cette très vieille habitude d’associer uniquement le secteur public avec le monde des archives. C’était l’exacte vérité jusqu’il y peu. Ce sera bientôt naguère.
Il serait temps, vraiment temps, de perdre cette manie et de tourner la page. Le monde des entreprises a de gros besoins en la matière.
Les enseignants doivent arrêter de se retrancher vers les besoins du Public comme si c’était un déshonneur pour un étudiant d’envisager d’aller dans le privé.
Les archivistes du Public doivent arrêter de regarder les archivistes du Privé comme des parasites ou des incongrus.

Dans le monde de la documentation, cela fait des lunes que ce distingo s’atténue et disparaît. Il est temps de faire pareil.

Le conseil d’administration de l’Association des Archivistes Français vient de donner son accord à la création d’une nouvelle commission au sein de l’AAF, sur le thème du “records management”.

Le message du 5 novembre dernier sur le forum de l’AAF rappelle que

le records management (traduit « gestion de l’archivage » par la commission de terminologie et de néologie, JO du 22/04/2009, également appelé « gestion des documents » dans d’autres pays francophones) consiste à « organiser et contrôler la constitution, la sélection, la conservation et la destination finale des documents d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme ».

Décidément, il est vraiment difficile de trouver un terme simple pour traduire “records management” malgré des définitions qui expliquent bien l’objectif de la chose.

Dans la mesure où justement il s’agit de traiter la gestion des documents dès leur création et donc leur vie durant et pas seulement au moment où ils prennent leur retraite si je puis dire, l’intitulé de la Commission de terminologie – avec tout le respect que je lui dois – me paraît… comment dire ? nul ? incorrect ? les deux à la fois ? Bref, “gestion des documents” paraît plus adéquat que “gestion de l’archivage”.
J’en ai déjà parlé sur ce blog dans un billet où j’avais signalé une précision importante apportée par Michel Robergé sur la différence entre ‘records management’ et ‘archives management’, différence qui me paraît fondamentale.

Quant à la définition du RM reprise par l’AAF, personnellement je pense qu’il faudrait rajouter trois éléments à la définition citée :
organiser et contrôler la constitution, les modifications, la sélection, la conservation et la destination finale des documents analogiques et numériques d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme. Et d’en garantir l’authenticité.

Encore faut-il bien s’entendre sur ce que représente le contenu du ‘document’ (qui n’est que le support physique d’une information permettant sa communication).
Ce qui est fondamental c’est de déterminer la spécificité de ladite information pour savoir si elle est concernée par le RM.
Dans un commentaire sur mon billet cité, Daniel Ducharme rappelait à juste titre la difficulté de faire la différence entre un document organique et un document documentaire.
De plus, à cette identification des documents de gestion vient s’ajouter la difficulté de juger leur valeur d’exploitation (à titre de preuve ou pour leur qualité informative).

Longue vie active et productive à cette nouvelle Commission qui a donc beaucoup de pain sur la planche et dont le sujet représente à mes yeux l’avenir du monde des archives.

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Bien qu’il n’y soit pas question de RM, mais d’archives et de documentation, à signaler un pdf très intéressant sur Papyrus (dépôt institutionnel de l’Université de Montréal concernant les travaux de recherche de ses professeurs et chercheurs ainsi que les thèses et mémoires de ses étudiants) réalisé en avril 2009 par Karim Michel intitulé “La notion de genre(s) : un outil transférable pour l’évaluation des documents numériques“.
‘Genre” étant à prendre au sens de moyen d’identification et d’organisation par un repérage des points communs.

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