Voici présentées ici les techniques nécessaires au monde de l’information, sachant que la gestion documentaire est d’une utilité aussi grande à la documentation qu’aux archives, avec quelques points qui leur sont spécifiques. Mais on peut dire que techniques de GED (gestion électronique des documents), indexation et thesaurus leur sont communes. Seul le Records Management est particulier au monde des archives et l’utilisation d’Internet plus indispensable à la documentation.
==> INTERNET
Internet est LA bibliothèque à laquelle chaque amoureux de la connaissance, chaque technicien du savoir que nous sommes, avons rêvés. Des outils sont indispensables pour faire une recherche fructueuse rapidement. A ce titre plusieurs types d’outils existent

  • pour la recherche (portails, métamoteurs…)
  • pour la gestion des contenus

==> en matière de CREATION de DOCUMENTS

  • Création de documents (PDF, XML, formulaires)
  • numérisation
  • Reconnaissance automatique de documents (LAD & OCR)
  • signature électronique
  • traçabilité des contenus : c’est le suivi et la gestion des droits d’auteur, le contrôle de l’intégrité des documents, l’identification des sources… bref, tout ce qui touche à la stratégie de l’organisme en matière de gestion des connaissances et de records management, notamment avec du XML

==> pour un bon TRAVAIL COOPERATIF :

. wiki
Un wiki, de l’hawaïen “wikiwiki” (vite), est un site web auquel chacun peut collaborer : tout visiteur peut modifier le contenu des pages selon son bon vouloir. Afin d’éviter les dérapages, l’accès n’est pas anonyme. Il a été inventé en 1995 par Ward Cunningham qui a créé un logiciel de publication spécifique pour appliquer un concept d’édition ouverte et collaborative. Depuis, ce logiciel a fait des petits pour s’adapter à tous les langages de programmation et toutes plates-formes. Ce nouveau terme, “wiki” peut signifier trois choses différentes : le concept lui-même / un site aux fonctionnalités de type wiki / le logiciel qui permet la réalisation. C’est un système d’échange de connaissances.
Quelques exemples d’utilisation :Wikipédia, une encyclopédie que chacun alimente, l’organisation de rencontres comme Autrans… et plein de possibilités pour des travaux collectifs

. Weblog (ou blog)
Historiquement, dans l’évolution d’Internet, il se situe entre le site personnel et un journal en ligne.
Ce sont des pages web sur les opinions ou les évènements de la vie d’une personne : c’est un espace d’écriture et de partage que chacun est invité à nourrir de ses intérêts professionnels, de ses passions culturelles, …
On trouve des weblogs sur tous les thèmes : religion, technologie, recherche scientifique, agroalimentaire, cinéma, politique …. Ensemble, ils forment la “Blogosphere”, espace virtuel imaginé par William Quick, créateur du site dailypundit.
C’est en quelque sorte une nouvelle branche des médias électroniques. Certains journaux commencent à s’y intéresser.
Voici trouvée sur un site la définition qui m’a parue la plus appropriée :

Le Weblog ou Blog est un journal qui se tient sur le réseau internet. Daté et entassé chronologiquement, son auteur édite sa chronique au fil de son inspiration du moment, commente ses lectures, l’agrémente de liens, suscite des réactions…

Certains carnets sont thématiques, d’autres sont plus débridés mélangeant réflexion et compte rendu de vie personnel.
Les weblogs fonctionnent en réseau et les auteurs (bloggers) se visitent beaucoup entre eux, s’envoient des textes, tissent des liens automatiques, s’empruntent photos etc… Les sites sont souvent multilingues ou avec outils de traductions facilités par le langage XML utilisé.

C’est autant le contenu que la forme qui définissent un weblog créé par un ou plusieurs auteurs.
Il désigne aussi bien une technologie, un genre (un journal intime par exemple) qu’une publication.
Si le wiki est axé sur les communautés, le weblog est plus individualiste.

. le WORKFLOW
Lorsqu’un organisme veut gérer de façon synchronisée la circulation de taches ou de documents de son personnel, lorsqu’il veut que l’origine des dossiers soit indiscutable, que leur circulation soit incontournable et leur conservation prévue, il fait appel au “workflow”.
Cela nécessite préalablement de modéliser les procédures et les fonctions, de prendre en compte le temps d’exécution.
Cela offre l’avantage de maîtriser le temps et de sécuriser la validation.
Deux définitions très claires ont été données par la liste de diffusion de l’ADBS le 25 nov. 2002 :

  • “un système programme de traitement et de routage d’informations dans un environnement approprié“
  • “Travailler en workflow, c’est créer une sorte de plate-forme de travail commune à l’ensemble d’un groupe de travail ou un groupe projet“

C’est aussi l’outil parfait lorsque l’on travaille en mode projet.

. le circuit de validation de l’information

==> techiques d’archivage
. CD optique
. CD worm (2)

==> Création de bases de données

==> Techniques de diffusion

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1. Certains présentent un contenu de haute valeur nécessitant un circuit de validation.
voir article 01 informatique n° 1756 – 13 fév. 2004 ‘archivage d’e-mails : un besoin informatique ou réglementaire ?” par Vincent Berdot
2. Compact Disc Write-Once Read Many