Suite à une question intéressante sur le forum de l’AAF le 18 octobre dernier :

comment assurer des éléments auxquels nous n’avons pas accès, qui sont dans des locaux qui ne sont pas nôtres et sur lesquels nous n’avons aucun regard ? L’avis de nos juristes est clair : c’est
possible, mais aberrant, donc hors de prix (clause abusive)

la réponse apportée par le Président de l’association des prestataires en archivage et gestion externalisée (PAGE) a été la suivante :

Cette question de l’assurance des archives confiées par un donneur d’ordre à un tiers-archiviste est récurrente et appelle une nouvelle fois les précisions suivantes :

Le dépôt des archives oblige le dépositaire à restituer en fin de contrat ces mêmes archives au déposant dans l’état où elles lui ont été confiées.
Dans l’hypothèse où ces archives seraient détruites suite à un sinistre, l’indemnisation est généralement fixée à une somme forfaitaire représentative du coût du papier. Par ailleurs, si un préjudice était
encouru par le donneur d’ordre qui ne pourrait faire valoir un droit, l’assureur en responsabilité civile du tiers-archiviste serait appelé, à dire d’expert, à indemniser le donneur d’ordre de son préjudice éventuel.

Il est important de rappeler que le tiers-archiviste ignore la valeur de l’information contenue dans les documents qui lui sont confiés, que seul le donneur d’ordre peut connaître, et à qui incombe la responsabilité de choisir la meilleure protection pour les archives qu’il externalise.

Pour celles qu’il considère comme vitales, la meilleure protection consiste à numériser et/ou microfilmer les archives papier en cause, conservées sur un site séparé de celui conservant les informations numérisées et/ou microfilmées. C’est là véritablement réduire le risque au minimum ; les tiers-archivistes proposent tous cette prestation.