Qu’est-ce que la valeur légale d’un document numérique ?
Pour qu’elle existe, elle doit répondre à trois critères : . avoir qualité d’original ou de copie du document considéré, . satisfaire à des modalités de conservation . répondre à un système probatoire dans lequel s’inscrit la conservation

C’est pourquoi à propos des documents issus de la GEIDE (Gestion électronique de l’information et des documents d’entreprise) on parle de valeur légale et non d’archivage légal ou de conservation légale
En effet, la GEIDE n’est pas une solution d’archivage en soi, elle en est le début si procédures et circuits mis en place permettent d’être sûrs des versions conservées et si un transfert dans des bases archives sécurisées est mis en place, alors la GEIDE est le précurseur de l’archivage électronique.

  • en cas de numérisation d’un document papier ou microforme, le document numérique n’est qu’une copie. La valeur légale est alors attribuée au document d’origine ; il faut seulement s’assurer de la fidélité de la copie par rapport à l’original. Et il faut éviter la multiplication des versions : comme pour l’archivage papier, il faut avoir la certitude qu’une version est archivée, tout le reste restant en surplus.
  • en cas de création sous forme numérique (par un traitement de texte ou un tableur par exemple), ce document numérique là est considéré comme l’original sous réserve de respecter les dispositions légales

Deux types de dispositions sont à respecter

  • les dispositions légales, très strictes, qui concernent principalement
    • les contrats(un contrat signé à l’origine sous une forme numérique est valide en tant qu’original sous réserve qu’il respecte les conditions légales d’application de la signature électronique et des récentes lois sur l’économie numérique)
    • les factures (actuellement trois formes d’originaux sont acceptées par les administrations fiscales de l’Union européenne : le papier, le message EDI et la facture électronique transmise par moyen électronique sécurisé
    • les bulletins de paie dont la copie numérisée dispense de la conservation papier
  • les dispositions conventionnelles, réglementaires :
    elles relevent généralement du secteur d’activité de l’organisme concerné et sont guidées par deux principes :

    • la traçabilité des opérations,
    • l’établissement de documents spécifiques

    car en matière de droit civil les règles de preuve sont d’ordre privées

    • Les écrits doivent respecter des conditions de contenu et de forme. D’où la nécessité d’une copie fidèle et durable qui justifie l’archivage électronique sur supports non réinscriptibles de documents issus d’originaux et transformés en documents numériques par des procédés de numérisation qui garantissent une copie fidèle et durable.

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    sources :
    . synthèse d’un mémo d’oct. 2004 de l’Aproged, intitulé “la valeur légale des documents numériques” (reproduction intégrale autorisée)
    . http://www.archimag.com/articles/153/153records9_geide.html