J’étais partie pour faire un billet sur le coût de l’archivage d’une boîte d’archives, l’inspiration venant d’un vieux (2006) message sur la liste de diffusion de l’AAF.
Mais je me suis rendue compte que ce qui serait plus intéressant serait de le replacer dans le contexte d’une externalisation de ses archives. Avantages, inconvénients. Les éléments à prendre en compte.
C’est pourquoi je vous signale deux documents susceptibles de vous intéresser :

==> le guide réalisé en 2006 par l’AAF sur le sujet ““Externalisation des archives, mode d’emploi“

==> un article paru dans Archimag (2007 n° 201, pp. 30-32) par Christophe Dutheil, intitulé “l’externalisation des archives”

==> “Externalisation et sous-traitance dans les services d’information : état des lieux et perspectives”
désolée, les archives n’y sont pas abordées… à quand la même chose pour les archives ?
Ouvrage coordonné par Isabelle Martin, Hind Mesloub, Florence Muet et Christine Pellat
Coll. Sciences et techniques de l’information, éd. ADBS 2004

==> un article par sur le site GPO.fr (le site d’information en ligne des dirigeants d’entreprise)
intitulé “La France devant l’Allemagne sur le terrain de l’externalisation de la gestion documentaire
Mais ici cela n’apporte que des statistiques

Outils pour comparer des prix”

le volume :
==> 5 boîtes d’archives de 10 cm constituent un container de 50 litres (*)
==> le standard devient le container de 50 litres
mais quelques prestataires utilisent encore du 60 litres (le 100 litres est en voie d’extinction)
==> volume des palettes
une palette de 20 m² contient 20 containers de 50 litres (si 60 l. = + 20 % de volume)

l’unité de temps
il est important de ramener les coûts de conservation sur une même durée (mois ou année).

les éléments de calcul
==> coûts de la sortie définitive et de la destruction
Ils sont calculés au container
Les boîtes déposées au moment du départ du contrat avec le prestataire et qui ne lui ont donc pas été achetées ne doivent pas être incluses dans le coût de la destruction de ces boîtes là
==> coûts de la communication
recherche (dans l’urgence, à 1/2 journée, normale…) ;
préparation pour sortie sur palette à quai (compter les containers à la prise en charge)
==> coût des fournitures (conteneurs, codes à barre…)
envoyés ou prix lors d’une livraison ou d’un enlèvement
==> coût de l’assurance
forfait prévu en cas de sinistre (minimum d’un forfait à la boîte) ; reconstitution éventuelle prévue
==> révision des tarifs lors de la poursuite du contrat
les contrats en matière de logistique sont généralement de 3 ans, mais 2 ans peuvent suffire.
Attention aux augmentations lors du renouvellement (clause d’indexation).

chiffres de coût

J’ai lu ce jour sur le site d’un prestataire d’archives que chez lui une boîte de 10 cm revient à 1 €/an (trouvé sur le site de France Externalisation, cf ci-dessous)
En 2006, les références citées dans un des messages de l’AAF parlaient de 0,25 € à 0,70 €
Mais s’agit-il bien des mêmes prestations et d’un prix TTC ou HT pour une comparaison… comparable 😉

Externalisation et archives publiques

Pour m’être occupée d’archives appartenant à la sphère publique, je suis restée sensible au sujet.
Voici un point

==> l’article L. 211-4 du Code du patrimoine
Il définit qui est producteur d’archives publiques (Etat, collectivités territoriales, établissements publics et autres personnes morales de droit public ou personnes de droit privé chargées de la gestion d’un service public dans le cadre de leur mission de service public)

==> la circulaire NOR/INT/A/97/00012/C et AD 97-1 du 16 janvier 1997
Elle traitait des relations des administrations et des organismes publics avec les sociétés d’archivage privées pour la conservation d’archives publiques destinées à l’élimination et fixait la possibilité d’externaliser des archives publiques à titre exceptionnel et sous certaines conditions.
Elle est devenue caduque depuis la loi qui suit

==> la loi 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives (source)

Elle “prévoit une possibilité de conservation auprès d’entreprises privées. Cette possibilité est encadrée strictement et ne concerne que les archives qui n’ont pas encore fait l’objet d’une sélection pour devenir des archives définitives, c’est-à-dire les archives courantes et intermédiaires. La loi précise également que cette possibilité d’externalisation concerne uniquement les archives publiques non soumises à l’obligation de versement dans un service public d’archives”
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(*) cette manie de parler en litres, de quoi que ce soit dont on parle : réfrigérateur, four, ou …archives ! :-(( les appartements pas encore, mais cela viendra !
5 fois 10 cm =… 50 litres ! mon professeur de mathématiques doit se retourner dans sa tombe. Comme quoi j’ai eu des 0 non mérités ;-)))

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sources

http://fr.groups.yahoo.com/group/archives-fr/message/5651
http://fr.groups.yahoo.com/group/archives-fr/message/5664
http://fr.groups.yahoo.com/group/archives-fr/message/5673
http://listes.adbs.fr/sympa/arc/adbs-info/2001-11/msg00207.html
http://www.france-externalisation.com/
http://www.archives-page.com
http://www.alain-bensoussan.com/pages/932/
http://www.archivistes.org/article.php3?id_article=578
http://www.archivistes.org/IMG/pdf/joe_20080716_0164_000241143.pdf
http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000019198529&dateTexte=
http://www.culture.gouv.fr/culture/infos-pratiques/droit-culture/patrimoine/pdf/code_du_patrimoine.pdf

Pour mémoire, je vous signale qu’il existe l’association PAGE (association des Prestataires en Archivage et Gestion Externalisée) qui regroupe six entreprises représentant d’après elle 70% du marché.