Dans sa synthèse sur les temps de conservation des documents citée dans le billet précédent, Karine avait signalé une page extrêmement intéressante de l’UNESCO sur “Le rôle de l’administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d’information”
(réf. : étude RAMP/Edition révisée/établie par James B. Rhoads [pour le] Programme général d’information et l’UNISIST. – Paris: UNESCO, 1991)

Que l’UNESCO me pardonne, je voudrais reproduire ici leur résumé/conclusion pour que l’on puisse voir le chemin parcouru en 17 ans :

Les programmes généraux de gestion des documents courants permettent l’application systématique de méthodes et de techniques éprouvées aux documents pendant toute la durée de leur existence. L’importance de la gestion des documents ne tient pas seulement au fait que ces documents sont en eux-mêmes une source précieuse d’informations ; elle tient aussi à la valeur de cette technique en tant que facteur d’efficacité administrative et d’économies de fonctionnement.

On ne saurait avoir de bonnes archives sans programmes efficaces de gestion des documents, car seuls de tels programmes garantissent que les documents présentant un intérêt historique seront établis sur des supports durables, classés de façon à être facilement retrouvés, bien traités lors de la phase active de leur existence, et dûment triés, évalués et versés aux archives.

La gestion des archives a essentiellement pour objet d’assurer la conservation des documents possédant un intérêt durable et d’en faciliter l’utilisation. La conservation des archives ne se justifie que dans la mesure où sa finalité est de mettre un jour les documents conservés à la disposition d’utilisateurs : les pouvoirs publics, les particuliers qui y rechercheront la preuve de leurs droits et de leurs prérogatives, les utilisateurs primaires, dont les recherches et les écrits repoussent les limites de la connaissance et du savoir de l’homme, et, indirectement, les utilisateurs secondaires, pour qui les travaux des utilisateurs primaires seront une source d’enrichissement éducatif et culturel.

Les archivistes et les gestionnaires de documents courants visent fondamentalement les mêmes objectifs que les bibliothécaires, documentalistes et autres professionnels de l’information, à savoir la préservation, l’organisation et l’utilisation de l’information. Toutes ces professions peuvent se servir avec profit des outils technologiques modernes, et plus particulièrement de la reprographie et de l’automatisation. Pour toutes ces professions aussi, l’élaboration de principes directeurs et de normes et la formation théorique et pratique des personnels et des utilisateurs sont capitales. C’est à ces professions et à leurs efforts coordonnés qu’on devra la mise en place d’infrastructures et de systèmes nationaux d’information permettant de répondre au mieux aux besoins d’information de la société en tirant le meilleur parti des ressources disponibles.