Le Records Management entraîne obligatoirement la prise en compte systématique de l’archivage électronique légal et nécessite de connaître les évolutions législatives et normatives.

Quelques points clés à bien mémoriser pour ceux qui se lancent.
Outre la mise en place d’un système d’archivage électronique bien choisi et le respect des contraintes juridiques, cela nécessite la mise en place des règles d’accès. Et d’établir des contrats de prestation sans faille en cas d’externalisation.

Temps de conservation des documents numériques
Il faut non seulement respecter la période qui permet de répondre à un contentieux, mais aussi les règles de la CNIL (loi Informatique et Libertés)

la non altération des documents
– le système doit garantir l’intégrité du document
– la procédure doit être conforme aux exigences des textes et de la jurisprudence

Le contrat d’externalisation
Il doit
– répondre à un cahier des charges précis (en fixant les limites de la prise en charge)
– préciser les règles d’accès des documents
– définir la responsabilité du prestataire
– permettre de réaliser des contrôles sur l’état des archives et la bonne exécution des procédures