Le blog info-doc de Geneviève Le Blanc

Suite à une info lue sur la liste de diffusion de l’AAF à propos des CD en verre, ces fameux “Century Disc” utilisés pour dématérialiser des données sensibles et les conserver le plus longtemps possible, j’ai voulu en savoir plus sur ce qui est considéré comme le top de la sécurité en matière de CD et DVD en verre.

Mes recherches m’ont permis de découvrir un vieux (2002 !) powerpoint mais que je signale car il me paraît toujours intéressant par ses explications.
Il est réalisé par le groupe PIN (pérennisation des informations numériques) au CNES sur le serveur de la Valorisation des Données Spatiales.

Son sujet : l’archivage sur CD à la BNF
Il présente une réflexion de la BNF sur la solution d’archivage pour le long terme pour sa bibliothèque virtuelle.
Cinq slides présente le century-disc et le compare aux autres possibilités.

Voir aussi le bulletin des Archives de France sur l’archivage à long terme des documents électroniques n° 5 d’avril 2001

J’ai eu la chance d’assister à un colloque organisé à la BNF par la BNF, l’IFLA et l’INP intitulé “de la production à la pérennisation des objets numériques : expériences internationales”
Bien que je ne l’ai vu signalé – sauf erreur de ma part – ni dans la liste de diffusion de l’ADBS, ni dans celle de l’AAF, ces journées des 25 au 27 avril furent fort intéressantes.
Vous en trouverez les compte-rendus sur le site de l’IFLA

Je vous rappelle que si le sujet de l’archivage vous intéresse vous pouvez aller sur l’espace “Records Management” dans la partie travaux & publications / informations professionnelles des pages de l’ADBS

Sur le site d’Archimag (records management/article 153, geide), Agnès MASSON, Conservateur en chef et directeur des Archives de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris n’hésite pas à rappeler

Il ne faut pas se tromper de métier et imaginer qu’en se contentant de déplacer le problème “physique” des archives hors des grandes villes et en utilisant les “nouvelles technologies” …on peut se transformer en archiviste, au sens réel du terme. Ce métier requiert des techniques, des méthodes et des compétences différentes qui nécessitent 5 à 7 années d’études spécialisées.

Comment ne pas l’approuver ?
Ne nous laissons pas envahir, détruire par ceux qui s’imaginent qu’ils vont pouvoir prendre notre place en 5 mn. Et en retour ne croyons pas que nous puissions nous passer des conseils éclairés d’un spécialiste…

Qu’est-ce que la valeur légale d’un document numérique ?
Pour qu’elle existe, elle doit répondre à trois critères : . avoir qualité d’original ou de copie du document considéré, . satisfaire à des modalités de conservation . répondre à un système probatoire dans lequel s’inscrit la conservation

C’est pourquoi à propos des documents issus de la GEIDE (Gestion électronique de l’information et des documents d’entreprise) on parle de valeur légale et non d’archivage légal ou de conservation légale
En effet, la GEIDE n’est pas une solution d’archivage en soi, elle en est le début si procédures et circuits mis en place permettent d’être sûrs des versions conservées et si un transfert dans des bases archives sécurisées est mis en place, alors la GEIDE est le précurseur de l’archivage électronique.

• en cas de numérisation d’un document papier ou microforme, le document numérique n’est qu’une copie. La valeur légale est alors attribuée au document d’origine ; il faut seulement s’assurer de la fidélité de la copie par rapport à l’original. Et il faut éviter la multiplication des versions : comme pour l’archivage papier, il faut avoir la certitude qu’une version est archivée, tout le reste restant en surplus.
• en cas de création sous forme numérique (par un traitement de texte ou un tableur par exemple), ce document numérique là est considéré comme l’original sous réserve de respecter les dispositions légales

Deux types de dispositions sont à respecter

• les dispositions légales, très strictes, qui concernent principalement
• les contrats(un contrat signé à l’origine sous une forme numérique est valide en tant qu’original sous réserve qu’il respecte les conditions légales d’application de la signature électronique et des récentes lois sur l’économie numérique)
• les factures (actuellement trois formes d’originaux sont acceptées par les administrations fiscales de l’Union européenne : le papier, le message EDI et la facture électronique transmise par moyen électronique sécurisé
• les bulletins de paie dont la copie numérisée dispense de la conservation papier
• les dispositions conventionnelles, réglementaires :
  elles relevent généralement du secteur d’activité de l’organisme concerné et sont guidées par deux principes :
  • la traçabilité des opérations,
  • l’établissement de documents spécifiques

  car en matière de droit civil les règles de preuve sont d’ordre privées

Les écrits doivent respecter des conditions de contenu et de forme. D’où la nécessité d’une copie fidèle et durable qui justifie l’archivage électronique sur supports non réinscriptibles de documents issus d’originaux et transformés en documents numériques par des procédés de numérisation qui garantissent une copie fidèle et durable.

=======================
sources :
. synthèse d’un mémo d’oct. 2004 de l’Aproged, intitulé “la valeur légale des documents numériques” (reproduction intégrale autorisée)
. http://www.archimag.com/articles/153/153records9_geide.html

 

Je vous propose d’aller sur ma page d’explication du RM et de me dire ce que vous en pensez.

En résumé, le records management permet à un organisme d’améliorer la gestion de ses documents et des données qui lui sont utiles par un contrôle permanent et efficace et dans le respect de normes strictes.
S’il n’apporte pas de nouveautés fondamentales dans la gestion des archives, du moins apporte t’il une REVOLUTION : la modification du point de vue extérieur que l’on avait jusqu’ici du métier : poussière, poussière, poussière 🙁 et surtout, surtout, un élargissement des activités archivistiques à l’ensemble de l’entreprise. Les archivistes deviennent INCONTOURNABLES. 😉
A eux de faire le nécessaire