Le blog info-doc de Geneviève Le Blanc

J’ai eu la chance d’assister à un colloque organisé à la BNF par la BNF, l’IFLA et l’INP intitulé “de la production à la pérennisation des objets numériques : expériences internationales”
Bien que je ne l’ai vu signalé – sauf erreur de ma part – ni dans la liste de diffusion de l’ADBS, ni dans celle de l’AAF, ces journées des 25 au 27 avril furent fort intéressantes.
Vous en trouverez les compte-rendus sur le site de l’IFLA

Je vous rappelle que si le sujet de l’archivage vous intéresse vous pouvez aller sur l’espace “Records Management” dans la partie travaux & publications / informations professionnelles des pages de l’ADBS

es spécialistes de l’intelligence économique (groupe de travail de l’IHEDN) viennent de réaliser en juin 2007 un document intitulé “Gestion des métiers de l’IE en entreprise” (18 pages)
Son but : décrire les activités des praticiens de l’IE

Contenu :
– mise en perspective des besoins en information,
– rappel des étapes du cycle de l’info (recherche, collecte, analyse, diffusion et réorientation)
– 4 fiches métier (directeur, chef de projet ou consultant, analyste, veilleur)

Pour lire l’étude

Il n’y a pas un lieu pour regrouper de façon exhaustive toutes les thèses soutenues en France.
C’est pourquoi il me paraît intéressant d’essayer de faire une synthèse sur le sujet.
Toute information complémentaire sera la bienvenue

Nous voulons et avons besoin des signaux de détection précoces pour pouvoir relier des infos et ainsi obtenir une première identification de la menace, voire même prévoir de futurs événements.
Car toutes les activités de l’entreprise en ont besoin et doivent en tirer un avantage. Il s’agit d’anticiper les changements, tendances, nouveautés qui affectent son environnement et sa propre vie en interne.
Il s’agit alors d’en comprendre les implications pour prendre les bonnes décisions et agir en conséquence.

Ces signaux aident à percevoir l’axe dans lequel chercher, à analyser et à en tirer les conséquences sur le plan de l’action à entreprendre.
Ils signalent des modèles, comblent des lacunes et replacent les éléments dans leur contexte. Ils participent à l’objectivité nécessaire et à la prise de recul indispensable.

Ce guide est publié par le Cigref et la DCSSI en partenariat avec le haut responsable à l’Intelligence économique.
Il identifie les acteurs du marché des logiciels et outils de collecte dans ce domaine et propose une cartographie sur la veille Internet, le data mining, le KM…
Il est téléchargeable sur le site du Cigref

Un courtier en information s’occupe du système d’information et “des services à valeur ajoutée pour les projets communs à plusieurs entreprises”.

C’est le partage de l’information interentreprises qui est pris en charge par le courtier en information.

Sur le site d’Archimag (records management/article 153, geide), Agnès MASSON, Conservateur en chef et directeur des Archives de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris n’hésite pas à rappeler

Il ne faut pas se tromper de métier et imaginer qu’en se contentant de déplacer le problème “physique” des archives hors des grandes villes et en utilisant les “nouvelles technologies” …on peut se transformer en archiviste, au sens réel du terme. Ce métier requiert des techniques, des méthodes et des compétences différentes qui nécessitent 5 à 7 années d’études spécialisées.

Comment ne pas l’approuver ?
Ne nous laissons pas envahir, détruire par ceux qui s’imaginent qu’ils vont pouvoir prendre notre place en 5 mn. Et en retour ne croyons pas que nous puissions nous passer des conseils éclairés d’un spécialiste…

Qu’est-ce que la valeur légale d’un document numérique ?
Pour qu’elle existe, elle doit répondre à trois critères : . avoir qualité d’original ou de copie du document considéré, . satisfaire à des modalités de conservation . répondre à un système probatoire dans lequel s’inscrit la conservation

C’est pourquoi à propos des documents issus de la GEIDE (Gestion électronique de l’information et des documents d’entreprise) on parle de valeur légale et non d’archivage légal ou de conservation légale
En effet, la GEIDE n’est pas une solution d’archivage en soi, elle en est le début si procédures et circuits mis en place permettent d’être sûrs des versions conservées et si un transfert dans des bases archives sécurisées est mis en place, alors la GEIDE est le précurseur de l’archivage électronique.

• en cas de numérisation d’un document papier ou microforme, le document numérique n’est qu’une copie. La valeur légale est alors attribuée au document d’origine ; il faut seulement s’assurer de la fidélité de la copie par rapport à l’original. Et il faut éviter la multiplication des versions : comme pour l’archivage papier, il faut avoir la certitude qu’une version est archivée, tout le reste restant en surplus.
• en cas de création sous forme numérique (par un traitement de texte ou un tableur par exemple), ce document numérique là est considéré comme l’original sous réserve de respecter les dispositions légales

Deux types de dispositions sont à respecter

• les dispositions légales, très strictes, qui concernent principalement
• les contrats(un contrat signé à l’origine sous une forme numérique est valide en tant qu’original sous réserve qu’il respecte les conditions légales d’application de la signature électronique et des récentes lois sur l’économie numérique)
• les factures (actuellement trois formes d’originaux sont acceptées par les administrations fiscales de l’Union européenne : le papier, le message EDI et la facture électronique transmise par moyen électronique sécurisé
• les bulletins de paie dont la copie numérisée dispense de la conservation papier
• les dispositions conventionnelles, réglementaires :
  elles relevent généralement du secteur d’activité de l’organisme concerné et sont guidées par deux principes :
  • la traçabilité des opérations,
  • l’établissement de documents spécifiques

  car en matière de droit civil les règles de preuve sont d’ordre privées

Les écrits doivent respecter des conditions de contenu et de forme. D’où la nécessité d’une copie fidèle et durable qui justifie l’archivage électronique sur supports non réinscriptibles de documents issus d’originaux et transformés en documents numériques par des procédés de numérisation qui garantissent une copie fidèle et durable.

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sources :
. synthèse d’un mémo d’oct. 2004 de l’Aproged, intitulé “la valeur légale des documents numériques” (reproduction intégrale autorisée)
. http://www.archimag.com/articles/153/153records9_geide.html

 

Tout organisme produit, gère, transmet et reçoit, traite et conserve beaucoup d’informations papier. Et depuis quelques années, la forme papier a évoluée vers une forme électronique, dite “dématérialisée” qui produit des “documents numériques”. D’où une complexité encore plus grande dans l’organisation et la structuration de ces informations.

L’APROGED (*) donne pour définition du mot “document numérique”

ensemble composé d’un contenu, d’une structure logique, d’attributs de présentation permettant sa représentation, doté d’une signification intelligible par l’homme ou par la machine

En raison d’une évolution qui est déjà incontournable et qui ne peut que prendre de plus en plus d’ampleur, il devient encore plus capital pour tout organisme de savoir maîtriser ce flux qui représente sa valeur C’est ainsi que nous sommes passés de
==> la GED, gestion électronique des documents à
==> la GEIDE, gouvernance électronique des idées et des décisions en entreprise
ce qui montre bien toute l’importance à accorder à cette évolution

Les “traiteurs” d’information, si vous me permettez cette expression, que sont les documentalistes et les archivistes sont donc concernés en tant qu’utilisateurs et acteurs. Ils ont à être à la pointe du sujet.

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(*) l’APROGED est une association professionnelle créée en 1993, qui regroupent les éditeurs, constructeurs, distributeurs, intégrateurs, conseils, prestataires, tiers de confiance et hébergeurs d’applications, soit l’ensemble des métiers du cycle de vie du document numérique.

Je vous propose d’aller sur ma page d’explication du RM et de me dire ce que vous en pensez.

En résumé, le records management permet à un organisme d’améliorer la gestion de ses documents et des données qui lui sont utiles par un contrôle permanent et efficace et dans le respect de normes strictes.
S’il n’apporte pas de nouveautés fondamentales dans la gestion des archives, du moins apporte t’il une REVOLUTION : la modification du point de vue extérieur que l’on avait jusqu’ici du métier : poussière, poussière, poussière 🙁 et surtout, surtout, un élargissement des activités archivistiques à l’ensemble de l’entreprise. Les archivistes deviennent INCONTOURNABLES. 😉
A eux de faire le nécessaire