Le blog info-doc de Geneviève Le Blanc

Si vous allez sur le site de l’ADBS, vous trouverez la présentation de ce dossier coordonné par Sylvie Dessolin-Baumann et Caroline Wiegandt et paru dans la revue “Documentaliste” volume 46 n° 2 paru le 29 mai 2009, p. 28-65
Son objectif : “poser les principes et (…) faire partager des expériences de natures diverses (…)“.

En effet, le records management existe depuis une vingtaine d’années et s’est peaufiné au fil du temps jusqu’à la mise en place de la norme ISO 15489 (2002 en anglais, 2003 en français) récemment complétée en 2006 par les normes ISO 22310 et ISO 23081-1

L’intitulé est encore trop abstrait pour de nombreux documentalistes et archivistes alors que ce qu’il représente rend indispensable l’intervention de nos professions sur l’ensemble du cycle de vie documentaire. Une bonne occasion donc d’aller lire ce dossier pour réfléchir à sa prise en compte dans son propre organisme.

Il est question qu’une journée d’études soit organisée en commun par l’AAF et l’ADBS pour prolonger ce dossier.

N’oubliez pas non plus de regarder la page de l’ADBS sur le records management

Je vous propose d’aller lire un article très intéressant, intitulé “La nouvelle loi d’archives face aux réalités de la profession d’archiviste”
Ecrit par Agnès Dejob et Claire Bernard-Deust, il est paru dans la revue numérique du Centre d’histoire de Sciences Po “Histoire@Politique. Politique, culture, société“, n° 8 (mai-août 2009) dans le cadre d’une série d’articles sur les archives.

Signalé sur le forum de l’AAF, cela m’a permis de découvrir également la revue.

L’article est pertinent et souligne des points pratiques qui auraient mérités d’être pris en compte pendant la conception de la loi… mais hélas pour les archives comme pour bien d’autres sujet demander à nos politiques et aux fonctionnaires qui préparent les lois de prendre connaissance des avis des professionnels de la question relève d’une incapacité absolue et permanente de leur part quelque soit leur couleur politique et dans l’échelle du temps !

Quelques remarques notées :

==> “déclarer des archives définitivement incommunicables est par principe une aberration”
comment ne pas être d’accord ? Un très long délai de communication et une autorisation nécessaire auraient sans doute suffit.

==> les professionnels “éprouvent en majorité ce sentiment de mécontentement. Et pour cause : ils sont à la fois contraints d’appliquer une réglementation complexe et contradictoire par certains aspects, et d’affronter un réel manque d’écoute”
Quand nos hommes politiques comprendront-ils que cette absence d’écoute leur coûte très cher ?

==> la “spécificité des archives électroniques n’a pas été prise en compte dans la nouvelle loi”
Un comble !

==> “Le débat sur la nouvelle loi sur les archives est l’arbre qui cache la forêt. S’il est primordial, il ne doit pas faire perdre de vue que l’accessibilité des archives dépend de nombreux paramètres, et ne peut être bien appréhendée sans une analyse globale du dispositif, par une prise en compte de l’ensemble de la chaîne de traitement qui accompagne le cycle de vie des documents”
Et voici une bonne occasion de perdue.

==> “La fragilisation du réseau des archives”
Je reste interrogative sur cette affirmation qui est un des points forts du mécontentement des archivistes. Il s’agit de la remise en cause de l’organigramme qui réduit au sein du ministère de la Culture la Direction des Archives de France à un service intégré à la Direction générale des patrimoines de France. Ceci étant source pour eux d’une perte de lisibilité et d’autorité.

Pour citer l’article dans une bibliographie :
Claire Bernard-Deust, Agnès Dejob, «La nouvelle loi d’archives face aux réalités de la profession d’archiviste», Histoire@Politique. Politique, culture, société, N°8, mai-août 2009

une synthèse sur le sujet a été faite sur le forum de l’AAF que je voudrais reproduire ici pour information.

Généralement les documents se conservent 5 ans puis la majorité est versée et une partie détruite sauf les copies dont on trie et garde 1%.

Voici les textes sur lesquels s’appuyer :

==> circulaire AD 82-4 du 21 Décembre 1982
instruction sur l’archivage des dossiers et des copies des concours administratifs

==> instruction Culture DAF DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005
instructions de tri et de conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l’éducation nationale (rectorats, inspections académiques, établissements d’enseignement supérieur, établissements publics locaux d’enseignement, écoles, établissements d’enseignement adapté et spécialisé, services scolaires des collectivités territoriales, centres de formation et d’apprentissage)

==> instruction n° DAF/DPACI/RES/2007/002 du 15 janvier 2007
Traitement et conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service (A noter que l’INRA a un statut similaire au CNRS)

Vous la trouverez sur le Journal Officiel de ce jour 22 avril sous l’intitulé “gestion de l’archivage”

“Organisation et contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme”

Pas d’hésitation sur la définition, mais l’intitulé me semble un peu ‘juste’ par rapport au dynamisme qui devrait y transparaître. Je n’aime pas l’utilisation de l’anglais à tout va, mais parfois il est sage de se l’approprier.

Merci à la records coordinator qui l’a lue d’en avoir informé le forum de l’AAF.
A retrouver sur Légifrance
http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=?cidTexte=JORFTEXT000020538058&dateTexte=&oldAction=rechJO&categorieLien=id

En 2004, une enquête sur l’insertion professionnelle des jeunes archivistes avait été menée par le Collectif des associations de diplômés et étudiants en archivistique universitaire de France, dénommé “A5” puisque comprenant les 5 formations universitaires d’Angers, Mulhouse, Lyon III, St Quentin en Yvelines et Toulouse II .
160 adhérents y avaient répondu
La synthèse réalisée avait été intéressante, même si elle était limitée tant par le fait que les réponses à l’enquête n’émanaient que des seuls adhérents que par le niveau spécifique de ces derniers (2e et 3e cycle), excluant les chartistes et le personnel non qualifié.

Aujourd’hui, le même Collectif, devenu “A8” puisqu’augmenté d’Aix-Marseille, Amiens et Lille, lance un appel général à tous les professionnels pour répondre à un nouveau questionnaire:

afin d’aller plus loin dans l’analyse du métier, “le Collectif A8 a souhaité que cette nouvelle enquête ne soit pas seulement destinée aux archivistes issus de formation universitaire mais qu’elle permette à tout archiviste, quelle que soit sa formation initiale, archivistique ou non (Ecole des Chartes, formation universitaire en archivistique ou autre), de pouvoir apporter son expérience et sa vision du métier.

Nous avons jusqu’au 15 juin 2009 pour y répondre (on peut répondre en plusieurs fois) et la restitution des résultats de cette enquête aura lieu dans le cadre d’une journée d’études consacrée au métier d’archiviste en 2010. Mais d’ici là nous aurons le temps d’en reparler.

Pour l’instant, il faut s’inscrire pour remplir le questionnaire mais il sera – est-il annoncé – en accès libre très prochainement.
Je ne sais pas si le questionnaire a été remanié, mais il me semble qu’il pourrait être plus fouillé dans la mesure où n’est pas assez abordé l’aspect “vision globale” du service. Et peu de choses sur le records management. Quelques maladresses aussi, telle : est-il utile à chaque fois de demander la taille de la commune qui n’est importante qu’en cas de poste dans l’administration territoriale ? Ou telle le peu de questions par rapport au chômage. Et quelques autres.

Mais malgré ces quelques remarques (de sympathie et non acrimonieuses), je crois que c’est une bonne occasion de participer à un instantané du métier.

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Sources

billet du 17 avril 2009 sur le forum de l’AAF (Association des Archivistes Français) http://fr.groups.yahoo.com/group/archives-fr/message/7898
http://collectif-archives.org/
http://www.archivistes.org/article.php3?id_article=24
http://www.univ-provence.fr/gsite/document.php?pagendx=4557&project=histoire

Un “guide pour la réalisation de la migration de stocks de CD-R” vient d’être réalisé par les Archives de France. Ses conseils précieux sont présentés dans une note en date du 12 mars dernier.

Sur ce sujet, et pour l’approfondir, voir le billet intitulé “Fiche CD” sur le blog “laffairemakropoulos”, blog toujours intéressant d’un archiviste records manager.

Je vous avais signalé en août dernier la publication par Pragarchive d’une étude intitulée “méthode d’optimisation des moyens d’archivage par la prise en compte des facteurs de criticité de l’archivage”

Je viens de lire sur le forum de l’AAF qu’un nouveau document est à disposition de téléchargement, intitulé “Archivage des documents numériques à vocation probatoire”

Comme le précise l’information donnée sur le forum de l’AAF, le premier document est téléchargé environ 500 fois par mois et semble notamment être très apprécié des juristes.

Ce second document est aussi clair et complet que le premier et aura vraisemblablement le même succès.
Si le sujet vous intéresse, je vous le conseille vivement.

Cet arrêt de la Cour de Cassation date du 4 décembre 2008 et concerne la reconnaissance par les tribunaux de la valeur probante de l’écrit numérique.

Pour connaître le contexte de cet arrêt, voir l’article de Bertrand Lemaire

Ne pas manquer de lire l’analyse de cet arrêt rédigée par une avocate spécialisée dans le domaine des nouvelles technologies.

J’ai trouvé cette information lue sur le forum de l’AAF vraiment importante.

Sur Archimag n° 221 de février 2009 un article de Bruno Texier et Patrick Brébion intitulé “la révision générale des politiques publiques et les archives de France” fait le point de l’enquête Archimag menée auprès des professionnels par le biais d’un forum.

Tous sont unanimes : il faut “accorder aux archives d’État la qualité d’objet politique, méritant à ce titre une autorité en position de s’imposer”

… mais comme d’hab, tout est à lire dans la revue.

Merci à Frédérique FLEISCH, animatrice du groupe de travail “Archives électroniques” de l’Association des archivistes français (AAF) d’avoir rappelé l’existence des fiches de travail sur ce sujet mises à disposition sur le site de l’AAF aux lecteurs du forum.

Le groupe de travail a été créé en 2004 et réunit des professionnels tant du secteur privé que du secteur public. Son objectif : “vulgariser l’Archivage Electronique en facilitant les échanges entre les professionnels qui animent des projets pour la mise en place d’une gestion électronique de documents (GED) et de système d’archivage électronique (SAE)”

Les réflexions et les travaux de ce groupe sont synthétisés sous forme de fiches conseils accessibles par toute personne intéressée.
Vous y trouverez notamment une définition de l’archivage électronique, des conseils de rédaction pour un cahier des charges du SAE, l’archivage des mails, les tiers-archiveurs, les métiers de l’archivage électronique.