Le blog info-doc de Geneviève Le Blanc

Voici présentées ici les techniques nécessaires au monde de l’information, sachant que la gestion documentaire est d’une utilité aussi grande à la documentation qu’aux archives, avec quelques points qui leur sont spécifiques. Mais on peut dire que techniques de GED (gestion électronique des documents), indexation et thesaurus leur sont communes. Seul le Records Management est particulier au monde des archives et l’utilisation d’Internet plus indispensable à la documentation.
==> INTERNET
Internet est LA bibliothèque à laquelle chaque amoureux de la connaissance, chaque technicien du savoir que nous sommes, avons rêvés. Des outils sont indispensables pour faire une recherche fructueuse rapidement. A ce titre plusieurs types d’outils existent

• pour la recherche (portails, métamoteurs…)
• pour la gestion des contenus

==> en matière de CREATION de DOCUMENTS

• Création de documents (PDF, XML, formulaires)
• numérisation
• Reconnaissance automatique de documents (LAD & OCR)
• signature électronique
• traçabilité des contenus : c’est le suivi et la gestion des droits d’auteur, le contrôle de l’intégrité des documents, l’identification des sources… bref, tout ce qui touche à la stratégie de l’organisme en matière de gestion des connaissances et de records management, notamment avec du XML

==> pour un bon TRAVAIL COOPERATIF :

. wiki
Un wiki, de l’hawaïen “wikiwiki” (vite), est un site web auquel chacun peut collaborer : tout visiteur peut modifier le contenu des pages selon son bon vouloir. Afin d’éviter les dérapages, l’accès n’est pas anonyme. Il a été inventé en 1995 par Ward Cunningham qui a créé un logiciel de publication spécifique pour appliquer un concept d’édition ouverte et collaborative. Depuis, ce logiciel a fait des petits pour s’adapter à tous les langages de programmation et toutes plates-formes. Ce nouveau terme, “wiki” peut signifier trois choses différentes : le concept lui-même / un site aux fonctionnalités de type wiki / le logiciel qui permet la réalisation. C’est un système d’échange de connaissances.
Quelques exemples d’utilisation :Wikipédia, une encyclopédie que chacun alimente, l’organisation de rencontres comme Autrans… et plein de possibilités pour des travaux collectifs

. Weblog (ou blog)
Historiquement, dans l’évolution d’Internet, il se situe entre le site personnel et un journal en ligne.
Ce sont des pages web sur les opinions ou les évènements de la vie d’une personne : c’est un espace d’écriture et de partage que chacun est invité à nourrir de ses intérêts professionnels, de ses passions culturelles, …
On trouve des weblogs sur tous les thèmes : religion, technologie, recherche scientifique, agroalimentaire, cinéma, politique …. Ensemble, ils forment la “Blogosphere”, espace virtuel imaginé par William Quick, créateur du site dailypundit.
C’est en quelque sorte une nouvelle branche des médias électroniques. Certains journaux commencent à s’y intéresser.
Voici trouvée sur un site la définition qui m’a parue la plus appropriée :

Le Weblog ou Blog est un journal qui se tient sur le réseau internet. Daté et entassé chronologiquement, son auteur édite sa chronique au fil de son inspiration du moment, commente ses lectures, l’agrémente de liens, suscite des réactions…

Certains carnets sont thématiques, d’autres sont plus débridés mélangeant réflexion et compte rendu de vie personnel.
Les weblogs fonctionnent en réseau et les auteurs (bloggers) se visitent beaucoup entre eux, s’envoient des textes, tissent des liens automatiques, s’empruntent photos etc… Les sites sont souvent multilingues ou avec outils de traductions facilités par le langage XML utilisé.

C’est autant le contenu que la forme qui définissent un weblog créé par un ou plusieurs auteurs.
Il désigne aussi bien une technologie, un genre (un journal intime par exemple) qu’une publication.
Si le wiki est axé sur les communautés, le weblog est plus individualiste.

. le WORKFLOW
Lorsqu’un organisme veut gérer de façon synchronisée la circulation de taches ou de documents de son personnel, lorsqu’il veut que l’origine des dossiers soit indiscutable, que leur circulation soit incontournable et leur conservation prévue, il fait appel au “workflow”.
Cela nécessite préalablement de modéliser les procédures et les fonctions, de prendre en compte le temps d’exécution.
Cela offre l’avantage de maîtriser le temps et de sécuriser la validation.
Deux définitions très claires ont été données par la liste de diffusion de l’ADBS le 25 nov. 2002 :

• “un système programme de traitement et de routage d’informations dans un environnement approprié“
• “Travailler en workflow, c’est créer une sorte de plate-forme de travail commune à l’ensemble d’un groupe de travail ou un groupe projet“

C’est aussi l’outil parfait lorsque l’on travaille en mode projet.

. le circuit de validation de l’information

==> techiques d’archivage
. CD optique
. CD worm (2)

==> Création de bases de données

==> Techniques de diffusion

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1. Certains présentent un contenu de haute valeur nécessitant un circuit de validation.
voir article 01 informatique n° 1756 – 13 fév. 2004 ‘archivage d’e-mails : un besoin informatique ou réglementaire ?” par Vincent Berdot
2. Compact Disc Write-Once Read Many

Abordons tour à tour ces deux possibilités

MODE PROJET (1)

Un mode de travail indispensable lorsque l’on a une mission transversale à mener est celui du “mode projet” qui peut s’appuyer notamment sur le workflow.
Je crois beaucoup à ce mode de fonctionnement car il nécessite de tenir compte de toutes les interactivités de l’ensemble des paramètres de l’objectif à atteindre, quelque soit la complexité de l’ensemble.

D’où quelques impératifs :

1. être à l’écoute pour prendre en compte les besoins exprimés par les futurs utilisateurs
==> qu’il doit savoir traduire par des spécifications (traduction des besoins en termes spécifiques & quantifiés
==> ce qui permettra dans une première étape de réaliser une étude de faisabilité (techniques possibles, conséquences techniques, humaines & financières)

2. intégrer les impératifs techniques

3. jouer un rôle important de communication :
. préciser les rôles de chacun,
. mettre en place les outils de travail nécessaires (les procédures aident à préciser les étapes)
. informer le reste de la collectivité.

L’outil de base est constitué par les tableaux de bord dont l’ensemble des indicateurs permet de suivre l’évolution du projet vers sa solution dans le temps et dans sa réalisation.
Cela se traduit par un suivi de projet permettant de vérifier la concordance ou les dysfonctionnements des délais et des objectifs et d’y remédier dans ce dernier cas.

CAHIER des CHARGES

Que l’on travaille en mode projet ou pas l’établissement d’un cahier des charges est toujours indispensable lorsque l’on se lance dans un projet.

Quelques grands points incontournables :
– contexte et objectifs,
– présentation & analyse des besoins…

Quelques sites permettent de savoir comment s’y prendre en matière d’informatisation d’un centre de documentation :
– Ministère de la culture
– ENSSIB
– un laboratoire du CNRS

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(1) “Du management de projet à la qualité totale” par Y. Chaigneau & Michel Périgord. Ed. d’organisation, 1990 ; coll. management 2000

Chercher des informations, en extraire la substantifique moëlle, se les réapproprier (1), les diffuser à bon escient, c’est tout l’art d’une information bien comprise. Ce qui veut dire que l’on a cherché à connaître les besoins de ses clients.
Car l’information ne peut exister sans communication. Qui dit communication dit dialogue entre fournisseur et client. C’est pourquoi il me paraît absurde qu’un centre de documentation, qu’une bibliothèque attende le client et ses questions pour lui transmettre ce qu’il/elle détient sur le sujet.

Qui dit information dit aussi connaissances.
En effet, toute information développe nos connaissances. Elle est source de connaissances

En bref, il s’agit de gérer des connaissances tant intérieures qu’extérieures à l’organisme.
Une documentation bien comprise ne peut être que stratégique pour cet organisme.
Pour cela, toute information doit être utile, utilisable et utilisée (2).
Si tel n’est pas le cas, alors, effectivement, il est utile de se désencombrer d’un service qui ne rend pas service.

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(1) au sens noble du terme, à savoir prendre les parties enrichissantes pour sa recherche et les transformer en une information pertinente pour ceux qui en ont besoin.
(2) C’est la fameuse règle des trois U

Travailler dans le monde de l’information et de la documentation, c’est être PASSEUR d’INFOS.
C’est être MEDIATEUR entre l’auteur de l’information et son futur utilisateur.

A ce titre, un(e) documentaliste/archiviste/webmestre… est AU SERVICE DE
Ceci explique une caractéristique propre à ce secteur d’activité : la modestie des acteurs (*) D’où la nécessité impérieuse pour ces acteurs de SAVOIR COMMUNIQUER sur l’indispensable UTILITE de leurs métiers : il faut qu’ils sachent l’expliquer / la démontrer la mettre en en valeur.
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(*) Une étude graphologique très intéressante sur les documentalistes a été faite dans le cadre de la préparation d’un diplôme en graphologie au sein du Groupement des Graphologues Conseil de France De cette étude intitulée “Les documentalistes” par Mireille Voulouzan (Paris déc. 1996), il ressort que le trait de caractère de base des professionnels en documentation est leur goût d’être utile et leur modestie.

Ubu, chef des administrations
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C’est mon aide mémoire, mon partage d’informations…
Mes sphères : la documentation, les archives, les techniques & les processus d’information.
Finalement, je les ai réunies dans ce blog.
Ceci permet de mieux différencier ma vie professionnelle en tant que telle (CV…) de ces sphères informatives et rend ainsi les choses plus claires.
J’y ai également inclus l’espace que j’avais intitulé “no comment” et qui est devenu une catégorie à part entière.

Qu’en pensez-vous ? Vos commentaires seront les bienvenus.
Je vous lirai avec grande attention et vous remercie de vos annotations, qu’elles soient encouragements, observations ou critiques.

“(…) L’intelligence des connaissances est incompatible avec l’esprit de bibliothèque ou de documentaliste, l’empilage passif des informations est remplacé par une sélection rigoureuse et une livraison juste à temps (…).” 🙁
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