Le blog info-doc de Geneviève Le Blanc

Vous la trouverez sur le Journal Officiel de ce jour 22 avril sous l’intitulé “gestion de l’archivage”

“Organisation et contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme”

Pas d’hésitation sur la définition, mais l’intitulé me semble un peu ‘juste’ par rapport au dynamisme qui devrait y transparaître. Je n’aime pas l’utilisation de l’anglais à tout va, mais parfois il est sage de se l’approprier.

Merci à la records coordinator qui l’a lue d’en avoir informé le forum de l’AAF.
A retrouver sur Légifrance
http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=?cidTexte=JORFTEXT000020538058&dateTexte=&oldAction=rechJO&categorieLien=id

Cet arrêt de la Cour de Cassation date du 4 décembre 2008 et concerne la reconnaissance par les tribunaux de la valeur probante de l’écrit numérique.

Pour connaître le contexte de cet arrêt, voir l’article de Bertrand Lemaire

Ne pas manquer de lire l’analyse de cet arrêt rédigée par une avocate spécialisée dans le domaine des nouvelles technologies.

J’ai trouvé cette information lue sur le forum de l’AAF vraiment importante.

MoReq ?
MoReq signifie en anglais Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records. En français, il s’agit du Modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage
électronique..
C’est une approche opérationnelle de la norme de gestion des documents d’archives ISO 15489.

L’objectif
Il s’agit d’unifier au niveau européen les standards des logiciels de Records management et les pratiques qui leur sont associées pour permettre aux organismes publics et gouvernementaux et aux entreprises une approche identique pour gérer le volume d’informations électroniques.
C’est d’autant plus précieux pour les entreprises aux multiples implantations européennes qui auront ainsi des règles identiques.

MoReq a été mis en place en 2001, mais l’évolution rapide des choses a nécessité un développement de MoReq, appelé MoReq2. Elle prend en compte plus de 170 remarques et propositions d’amélioration dues à des experts de 18 pays différents, a été publiée en février 2008

Si le texte intégral n’est pas encore mis en ligne, la direction des Archives de France met à disposition depuis début décembre sur son site la traduction française du texte principal de MoReq2, accompagnée d’un chapitre préliminaire consacré à l’environnement français (principes de traduction, environnement normatif, bibliographie,présentation de l’évolution, etc…)
Les annexes sont également disponibles.
Cette traduction a été faite par Marie-Anne Chabin, bien connue du monde des archives et présidente d’Archive17

En conclusion,
je trouve encore plus d’actualité la conclusion d’un article paru en déc. 2005 dans la Gazette du CINES (Centre Informatique Nationale de l’Enseignement Supérieur ) qui soulignait déjà à l’époque que les efforts à faire en priorité ne sont pas d’ordre technique mais d’ordre culturel ou organisationnel.

Si vous souhaitez approfondir

==> voir un schéma de l’ensemble des standards concernant l’archivage dans le commentaire de Atle Skjekkeland sur le blog d’Informationzen.org pour mieux situer MoReq2 dans l’ensemble des standards ERM

==>voir également le document “Conservation à long terme des documents numérisés” du Ministère de la Culture” pour une présentation thématique des ressources accessibles en ligne. “Y sont abordés des thèmes tels que les normes et standards, les coûts de l’archivage électronique, les formats de données, les métadonnées”.
http://www.culture.gouv.fr/culture/mrt/numerisation/fr/technique/documents/conservation.pdf

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Sources

http://www.moreq2.eu/
http://www.moreq2.eu/downloads.htm
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/index_fr.htm
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/doc/calltender_ann9_en.pdf
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/actus/publications/moreq2/
http://www.itiforums.com/itiforums_V3.com/fichiers/2007_06_22_14_41_15_04___Chabin___MoReq.pdf
http://www.serco.com/markets/consulting/whatwedo/infoservices/electronicdocuments/moreq/
http://dlmforum.typepad.com/dlm/
http://www.itrmanager.com/articles/72395/open-text-engage-standard-moreq2.html
http://coffrefortelectronique.wordpress.com/2008/07/21/conservation-a-long-terme-des-documents-numerises/
http://coffrefortelectronique.wordpress.com/2007/01/11/archivage-perenne-des-documents-numeriques/
http://www.cines.fr/IMG/pdf/Gazette20_.pdf
http://fr.wikipedia.org/wiki/Model_Requirements_for_the_Management_of_Electronic_Documents_and_Records

et pour mémoire, des pistes intéressantes sur l’archivage électronique :
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/
http://www.megapreuve.org./documents/archivage.pdf
http://www.adbs.fr/records-management-29391.htm?RH=ACCUEIL

source de l’image : http://dlmforum.typepad.com/dlm/2008/02/moreq2-is-publi.html

J’étais contente de découvir le portail du records management
Une mine !
Allez savoir pourquoi l’ADBS est partenaire de l’AFNOR pour ce site… et pas l’AAF ??
Pourquoi si peu de visibilité hors archives publiques de l’AAF ?

Oui, mais qui peut me dire pourquoi le dernier ajout date d’octobre 2007 ?
J’ai mis un fil RSS pour le cas d’un réveil…

Dans sa synthèse sur les temps de conservation des documents citée dans le billet précédent, Karine avait signalé une page extrêmement intéressante de l’UNESCO sur “Le rôle de l’administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d’information”
(réf. : étude RAMP/Edition révisée/établie par James B. Rhoads [pour le] Programme général d’information et l’UNISIST. – Paris: UNESCO, 1991)

Que l’UNESCO me pardonne, je voudrais reproduire ici leur résumé/conclusion pour que l’on puisse voir le chemin parcouru en 17 ans :

Les programmes généraux de gestion des documents courants permettent l’application systématique de méthodes et de techniques éprouvées aux documents pendant toute la durée de leur existence. L’importance de la gestion des documents ne tient pas seulement au fait que ces documents sont en eux-mêmes une source précieuse d’informations ; elle tient aussi à la valeur de cette technique en tant que facteur d’efficacité administrative et d’économies de fonctionnement.

On ne saurait avoir de bonnes archives sans programmes efficaces de gestion des documents, car seuls de tels programmes garantissent que les documents présentant un intérêt historique seront établis sur des supports durables, classés de façon à être facilement retrouvés, bien traités lors de la phase active de leur existence, et dûment triés, évalués et versés aux archives.

La gestion des archives a essentiellement pour objet d’assurer la conservation des documents possédant un intérêt durable et d’en faciliter l’utilisation. La conservation des archives ne se justifie que dans la mesure où sa finalité est de mettre un jour les documents conservés à la disposition d’utilisateurs : les pouvoirs publics, les particuliers qui y rechercheront la preuve de leurs droits et de leurs prérogatives, les utilisateurs primaires, dont les recherches et les écrits repoussent les limites de la connaissance et du savoir de l’homme, et, indirectement, les utilisateurs secondaires, pour qui les travaux des utilisateurs primaires seront une source d’enrichissement éducatif et culturel.

Les archivistes et les gestionnaires de documents courants visent fondamentalement les mêmes objectifs que les bibliothécaires, documentalistes et autres professionnels de l’information, à savoir la préservation, l’organisation et l’utilisation de l’information. Toutes ces professions peuvent se servir avec profit des outils technologiques modernes, et plus particulièrement de la reprographie et de l’automatisation. Pour toutes ces professions aussi, l’élaboration de principes directeurs et de normes et la formation théorique et pratique des personnels et des utilisateurs sont capitales. C’est à ces professions et à leurs efforts coordonnés qu’on devra la mise en place d’infrastructures et de systèmes nationaux d’information permettant de répondre au mieux aux besoins d’information de la société en tirant le meilleur parti des ressources disponibles.

Je suis “re”tombée par hasard sur une synthèse apportée à la question sur le temps de conservation des documents sur la liste de diffusion de l’ADBS en 2000 et à laquelle j’avais apportée ma modeste pierre.

Cela m’a stimulée pour remettre brièvement à jour le sujet.

==> “Guide des durées de conservation – Les archives dans l’entreprise”
réédité par l’AAF, 1997 (la dernière à ce jour)

==> “Guide de la durée de conservation des documents en entreprise“ paru en juin 2007
par la société Iron Mountain spécialisée dans la gestion et la protection de l’information, auprès de laquelle on peut l’obtenir.
Explications sur PubliNews

==> “gérer et organiser vos archives : de l’obligation à l’outil de communication”
guide réalisé par la CCI de Paris en 1998 (pas vu signalé sur son site)

==> une page web dédiée à ce sujet sur le site d’EDF (pour ses clients professionnels, mise à jour en janvier 2005)

==> “Durées de conservation des principaux documents d’entreprise”
Un document pdf de la société Stan France, spécialisée dans l’archivage (date ??grrr !!)

en matière d’archivage électronique
==> le guide d’archivage électronique sécurisé
à télécharger sur le site de l’Association nationale pour la promotion de la signature électronique
==> les nouvelles règles européennes
depuis le mois d’avril 2008, la conservation des données personnelles est passée de 13 mois à 6 mois
(source : article du Monde Informatique)
==> le guide pratique employeur de la CNIL récapitule les conditions de mise en place et d’utilisation des différentes technologies. Il est téléchargeable.

en matière de ressources humaines
==> source : documents ressources humaines”>la CCI de Paris
==> source : une société d’audit financier

en matière de comptabilité & de documents commerciaux
==> source : la CCI de Paris

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Je ne sais pas ce que vous en pensez, mais lorsque je construisais mes DUA, je m’efforçais de mettre la référence du texte officiel en exergue, ou du moins ma source si elle n’était qu’informative.
Cela m’évitait de rechercher à chaque fois sur quoi je m’étais appuyée pour justifier éventuellement la durée demandée !!

Le Records Management entraîne obligatoirement la prise en compte systématique de l’archivage électronique légal et nécessite de connaître les évolutions législatives et normatives.

Quelques points clés à bien mémoriser pour ceux qui se lancent.
Outre la mise en place d’un système d’archivage électronique bien choisi et le respect des contraintes juridiques, cela nécessite la mise en place des règles d’accès. Et d’établir des contrats de prestation sans faille en cas d’externalisation.

Temps de conservation des documents numériques
Il faut non seulement respecter la période qui permet de répondre à un contentieux, mais aussi les règles de la CNIL (loi Informatique et Libertés)

la non altération des documents
– le système doit garantir l’intégrité du document
– la procédure doit être conforme aux exigences des textes et de la jurisprudence

Le contrat d’externalisation
Il doit
– répondre à un cahier des charges précis (en fixant les limites de la prise en charge)
– préciser les règles d’accès des documents
– définir la responsabilité du prestataire
– permettre de réaliser des contrôles sur l’état des archives et la bonne exécution des procédures

Pour revoir le B.A. BA du sujet, n’hésitez pas à relire ces 4 pages pdf sur le site de l’APROGED.

Elles analysent les étapes à ne pas manquer et nous font quelques recommandations toujours utiles à se remémorer. La mise à jour serait d’octobre 2007

Un document plus long (32 pages), daté lui d’août 2006, approfondit le sujet, présente les concepts principaux et cherche notamment à sensibiliser les acteurs concernés à la continuité et à l’enchaînement des opérations de ce qui est regroupé sous la désignation “cycle de vie du document numérique.”

Enfin, un livre vert de décembre 2007 intitulé “gestion des documents numériques et de leurs contenus” continue à approfondir le sujet

Et si le sujet intéresse d’une façon plus large, ne pas oublier la revue “Document numérique” qui publie des articles concernant la gestion des documents (vus comme supports ou comme finalité d’un processus)

Archimag vient de sortir son 32e guide pratique, intitulé “collaboratif et gestion des connaissances”
Un tour d’horizon sur l’état de l’art en la matière. Dont un point sur les réseaux du savoir de l’organisme auquel on appartient, si importants puisqu’ils constituent un “capital, à la fois collectif et individuel, (…)“.
La partie ‘stratégie’ traite de “comment créer un climat de confiance”
Et des propositions de mises en oeuvre, notamment en matière de mind mapping et de records management.

Sujet incontournable

Nos amis québécois ont un blog très dynamique concernant les archives. Il s’appelle “les archives en affiche”

Que vous soyez archiviste, passionné d’histoire ou de généalogie, n’hésitez pas à y faire un tour !

J’y lis avec plaisir ceci “Afin de mettre en valeur leur collection Son et images en mouvement, les Archives de l’Ontario ont mis en ligne quelques vidéos sur Youtube, afin d’attirer une nouvelle clientèle“…
Voilà une belle façon de faire découvrir, attirer et peut-être faire aimer les archives à de nouvelles populations.