Thu 11 Sep 2008
184,6 millions €, tel serait le montant du marché de l’archivage électronique en 2007 d’après la Serda.
Quelques compléments d’informations sur Neteco
Alors ? toujours poussiéreuses les archives ?
Rappel : cela fait déjà 8 ans que la valeur légale d’un document électronique est admise par la loi du 13 mars 2000.
Thu 28 Aug 2008
Il est primordial de considérer une politique d’archivage comme une analyse rationnelle impliquant l’organisation, la stratégie, le management de l’entreprise ou de l’institution et non comme une affaire purement technique ou, pire, seulement informatique. Car la nécessité première d’une politique d’archivage est de permettre de savoir où l’on va. Tout principe d’archivage digne de ce nom doit pouvoir être projeté dans le futur, et procurer une vision suffisamment nette du résultat à terme. Cela s’appelle, plus simplement, l’obligation de résultat.
Voilà qui est dit et bien dit ! Ceci est extrait d’un document de 35 pages publié par PragmArchive.org, intitulé “Méthode d’optimisation des moyens d’archivage par la prise en compte des facteurs de criticité de l’archivage“.
PragmArchive est un groupe d’étude et de rationalisation des moyens d’archivage électronique constitué d’un comité d’éthique et de groupes de travail.
Les sept auteurs sont Nadia Antonin, Marie-Michèle Cunin, Guillaume Desgens-Pasanau, Lucien Pauliac (rapporteur), Arnaud Raynouard, Franck Rumieri, Secondo Sabbioni, tous éminents spécialistes dans leur partie.
35 pages à lire absolument.
On y retrouve aussi trois pages de définitions concises et claires.
Thu 28 Aug 2008
Attention, il va bientôt falloir prévoir une ligne “alimentation” dans les budgets des archives. Et prévoir des bâtiments complémentaires.
Mais si, voyez plutôt !
Les éleveurs ovins sont en colère, ce n’est pas un scoop. Le déclin de leur cheptel et donc du nombre d’éleveurs est effectivement inquiétant (~3% en moins chaque année).
Aussi avant-hier sont-ils allés aux Archives nationales pour s’y faire inscrire ainsi que leurs brebis et moutons (3 par éleveur) avant qu’ils n’aient complètement disparus les uns et les autres.
C’est à la fois cocasse et très triste.
Remarque : comme quoi il ne faut jamais désespérer, il y aura toujours quelqu’un pour se rappeler que les Archives sont bien gérées et qu’on peut leur faire confiance sur la qualité de la conservation.
Pour en savoir plus sur cette action
==> http://www.confederationpaysanne.fr/les_moutons_aux_archives_20.php&actualite_id=1317 (avec une photo)
==> http://www.web-agri.fr/actualite-agricole/politique-syndicalisme/article-eleveurs-de-moutons-archives-nationales-paris-1145-50404.html
Wed 27 Aug 2008
Un billet de l’Ebsi signale que le Centre de Ressources des Espaces Publics Numériques de Wallonie met en ligne des écrits pour
«réfléchir sur le Web 2, l’Internet d’aujourd’hui et de demain […]. Des publications en ligne gracieusement téléchargeables, que ce soit des ebooks (livres numériques), ouvrages, travaux scientifiques ou revues thématiques permettent de réfléchir aux pratiques contemporaines de l’Internet pour prendre du recul sur les utilisations et attiser sa curiosité d’esprit.»
L’étudiante auteur du billet a sélectionné les documents les plus intéressants pour les documentalistes et les archivistes.
Mérite le détour.
Mon 25 Aug 2008
Je ne résiste pas à la tentation de vous retransmettre un message de la liste des archivistes français et intitulé “nos élus ont du génie”.
Ce billet nous relate le contenu d’un article paru dans Télérama du 2 au 8 août (p. 8′) au sujet du chantier de construction d’une médiathèque à Rouen, contesté par les nouveaux élus car cher et dans une zone excentrée et inondable. Le chantier est donc arrêté en attendant une solution.
Oh la solution a été proposée, rassurez-vous ! car enfin les archives départementales manquent de place, voici qui fera donc parfaitement l’affaire. Grâce à quoi le chantier a pu reprendre.
Normal, non, d’associer archives et inondation. Voilà qui fera un classement d’autorité si j’ose dire.
Il est tout de même plus logique d’y mettre les archives car si les livres de la bibliothèque auraient dû être rachetés, les archives perdues n’auront non seulement pas à être rachetées mais encore referont de la place pour les archives nouvelles. C’est quand même mieux, non ?
Pas certain que l’histoire soit à suivre en espérant un revirement, les choses semblent bien parties !
Questions :
– y a t’il des architectes qui soient des pros ?
– y a t’il des hommes politiques qui réfléchissent ?
– Y a t’il des responsables qui osent dire non ?
Fri 18 Jul 2008
J’avais mis les dernières sources informatives concernant la préparation du nouveau texte de loi sur les archives dans mon billet du 27 juin.
Voici maintenant ce nouveau texte, la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives et parue au J0 du 16 juillet.
Tout est parti de 2005 avec le “rapport sur l’organisation administrative des Archives nationales“, dit “rapport Stirn”.
Est venu ensuite en 2006 le rapport “les archives en France” dit aussi “rapport Braibant”, dont l’objectif était de dresser un bilan de l’application de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives et de faire des propositions :
1. étudier les conséquences des évolutions ayant affecté l’organisation administrative depuis cette loi
2. examiner du régime des restrictions d’accès aux documents
3. clarifier la distinction entre archives publiques et archives privées pour les archives des responsables politiques
4. analyser la situation des archives des entreprises appartenant ou ayant appartenues à la sphère publique
En juin 2007, un “audit de modernisation relatif à l’archivage” a été réalisé par quatre organismes : le Conseil général des technologies de l’information, la Direction générale de la modernisation de l’Etat, la Direction des Archives de France et un cabinet privé.
Voir le contexte et la synthèse si vous souhaitez une synthèse.
Ainsi, dans le cadre de la RGPP (révision générale des politiques publiques) lancée en juillet 2007, la nouvelle organisation des Archives de notre pays est lancée. Ce qui a suscité parmi les professionnels des archives beaucoup d’inquiétudes.
Voici les grandes lignes de leur communiqué de presse :
1. Les archives sont l’arsenal juridique et informationnel de l’Etat (… et) ne peuvent être réduites à un ensemble (…). La collecte des archives publiques ne saurait donc s’assimiler à la constitution des collections ou la politique d’entrée d’objets dans un musée.
2. Les archives sont la source première de la recherche (… parce qu’)elles sont toujours situées dans un contexte qui permet leur exploitation scientifique.
3. La fonction archives doit être pilotée par l’Etat. Lui seul peut (…) animer le réseau des archives publiques en France. (…) La garantie pour les pouvoirs publics, les citoyens et les chercheurs de retrouver une information fiable et intègre passe par le maintien de ce réseau.
4. La place de la France dans le mouvement archivistique international, qu’elle a créé il y a 60 ans, est remise en cause
Pour toutes ces raisons, il nous paraît indispensable que l’Etat prenne conscience qu’il est en train de détruire un outil dont la perte lui coûtera plus qu’il n’y gagnera, et qui sans nul doute à terme conduira à des disparitions massives de documents.
Au moment où une nouvelle loi vient de réaffirmer en France le droit de tous à l’accès aux archives, l’AAF ne peut se résigner au gâchis de décisions hâtives et mal informées sur la nature et les enjeux de l’archivage et des archives. Nous demandons donc que la structure de pilotage de la politique d’archivage en France soit maintenue et développée à un haut niveau de l’Etat, avec des missions renforcées de contrôle tant interministériel que national.
Vous pouvez retrouver le texte complet de ce communiqué sur le site de Bibliofrance (références des communiqués précédents en bas de ce billet)
Qu’en penser ?
Que rien n’est jamais figé dans le temps et que si nos professions nous demandent une adaptabilité permanente tant au niveau des techniques que des organisations, il n’en demeure pas moins vrai que la nécessité d’une visibilité au plus haut niveau est indiscutable… voire même une nécessité encore plus cruciale.
Et puis, histoire de mettre un peu de piment dans ce billet : avez-vous déjà cherché à trouver à quel organe était rattaché des archives départementales ? sur le site des Archives de France ? des Archives nationales ? sur un site d’archives départementales ?… faites moi signe quand vous aurez trouvé s’il vous plait.
De même il n’y a à ce jour pas signe d’une réorganisation des services sur le site des Archives de France
A noter que dans l’art. 36 de la loi il est prévu un suivi des choses :
Le Gouvernement présente au Parlement, au plus tard un an à compter de la promulgation de la présente loi, puis tous les trois ans, un rapport portant sur les conditions de collecte, classement, conservation et communication des archives en France. Ce rapport présente en particulier les mesures destinées à assurer la pérennité des archives numériques.
En ce qui concerne la durée de conservation des documents
Elles sont indiquées à l’article 11 de la loi. J’en ai fait une synthèse sous forme du tableau ci-après.
Mais bien noter que pour s’appuyer sur le point de départ de la date possible de communication il faut tenir compte
– du document le plus récent inclus dans le dossier
– du décès (25 ans) ou de la date de naissance (120 ans) pour les dossiers médicaux
– de la fin de l’affectation de l’usage des bâtiments
– de la signature du contrat ou de la réception des biens/services si ultérieure pour les contrats de prestations de services
– de la clôture du registre d’état-civil concerné.
Voici mon tableau récapitulatif (cliquez dessus pour l’agrandir)
Mais ne pas oublier le tableau mis en ligne sur le site des Archives de France
Document administratif, quelle définition ? (art. 1 de la loi 78-753)
Sont considérés comme documents administratifs au sens du présent titre tous dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles qui comportent une interprétation du droit positif ou une description des procédures administratives, avis, à l’exception des avis du Conseil d’Etat et des tribunaux administratifs, prévisions et décisions revêtant la forme d’écrits, d’enregistrements sonores ou visuels, de traitements automatisés d’informations non nominatives.
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les autres communiqués de l’AAF
==> Voir la position de l’Association des Archivistes Français
==> voir les trois communiqués de presse d’avril de l’AAF
. du 3 avril, “L’AAF se prononce sur le projet de loi d’archives”
. du 24 avril, “communiqué amendé
. du 8 mai, “un texte a minima”
==> Voir la présentation de la Ministre de la Culture au personnel en avril dernier
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sources
==> pages des Archives de France sur cette nouvelle loi
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/actus/projet-loi-archives
==> étude du projet de loi par l’Assemblée nationale en avril 2008
http://www.assemblee-nationale.fr/13/ta/ta0135.asp
==> un tableau récapitulatif de la réduction des délais de communication proposée par le projet de loi réalisé par Eric Ferra, auteur du blog Généactu et du billet concerné
http://geneactu.over-blog.com/article-21281888.html
Fri 27 Jun 2008
C’est le 1e juillet que le projet de loi sera proposé au vote en seconde lecture à l’Assemblée nationale.
En attendant le vote, voir
. le dossier consultable sur le site de l’Assemblée
. le site des Archives de France
. le tableau des nouveaux délais de communication
Merci à Nadine Rouayroux de nous avoir signalé ces sites sur le forum de l’AAF.
Je mettrai en commentaire toute information intéressante suite au vote.
Thu 26 Jun 2008
Dans sa synthèse sur les temps de conservation des documents citée dans le billet précédent, Karine avait signalé une page extrêmement intéressante de l’UNESCO sur “Le rôle de l’administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d’information”
(réf. : étude RAMP/Edition révisée/établie par James B. Rhoads [pour le] Programme général d’information et l’UNISIST. – Paris: UNESCO, 1991)
Que l’UNESCO me pardonne, je voudrais reproduire ici leur résumé/conclusion pour que l’on puisse voir le chemin parcouru en 17 ans :
Les programmes généraux de gestion des documents courants permettent l’application systématique de méthodes et de techniques éprouvées aux documents pendant toute la durée de leur existence. L’importance de la gestion des documents ne tient pas seulement au fait que ces documents sont en eux-mêmes une source précieuse d’informations ; elle tient aussi à la valeur de cette technique en tant que facteur d’efficacité administrative et d’économies de fonctionnement.
On ne saurait avoir de bonnes archives sans programmes efficaces de gestion des documents, car seuls de tels programmes garantissent que les documents présentant un intérêt historique seront établis sur des supports durables, classés de façon à être facilement retrouvés, bien traités lors de la phase active de leur existence, et dûment triés, évalués et versés aux archives.
La gestion des archives a essentiellement pour objet d’assurer la conservation des documents possédant un intérêt durable et d’en faciliter l’utilisation. La conservation des archives ne se justifie que dans la mesure où sa finalité est de mettre un jour les documents conservés à la disposition d’utilisateurs : les pouvoirs publics, les particuliers qui y rechercheront la preuve de leurs droits et de leurs prérogatives, les utilisateurs primaires, dont les recherches et les écrits repoussent les limites de la connaissance et du savoir de l’homme, et, indirectement, les utilisateurs secondaires, pour qui les travaux des utilisateurs primaires seront une source d’enrichissement éducatif et culturel.
Les archivistes et les gestionnaires de documents courants visent fondamentalement les mêmes objectifs que les bibliothécaires, documentalistes et autres professionnels de l’information, à savoir la préservation, l’organisation et l’utilisation de l’information. Toutes ces professions peuvent se servir avec profit des outils technologiques modernes, et plus particulièrement de la reprographie et de l’automatisation. Pour toutes ces professions aussi, l’élaboration de principes directeurs et de normes et la formation théorique et pratique des personnels et des utilisateurs sont capitales. C’est à ces professions et à leurs efforts coordonnés qu’on devra la mise en place d’infrastructures et de systèmes nationaux d’information permettant de répondre au mieux aux besoins d’information de la société en tirant le meilleur parti des ressources disponibles.
Thu 26 Jun 2008
Je suis “re”tombée par hasard sur une synthèse apportée à la question sur le temps de conservation des documents sur la liste de diffusion de l’ADBS en 2000 et à laquelle j’avais apportée ma modeste pierre.
Cela m’a stimulée pour remettre brièvement à jour le sujet.
==> “Guide des durées de conservation – Les archives dans l’entreprise”
réédité par l’AAF, 1997 (la dernière à ce jour)
==> “Guide de la durée de conservation des documents en entreprise“ paru en juin 2007
par la société Iron Mountain spécialisée dans la gestion et la protection de l’information, auprès de laquelle on peut l’obtenir.
Explications sur PubliNews
==> “gérer et organiser vos archives : de l’obligation à l’outil de communication”
guide réalisé par la CCI de Paris en 1998 (pas vu signalé sur son site)
==> une page web dédiée à ce sujet sur le site d’EDF (pour ses clients professionnels, mise à jour en janvier 2005)
==> “Durées de conservation des principaux documents d’entreprise”
Un document pdf de la société Stan France, spécialisée dans l’archivage (date ??grrr !!)
en matière d’archivage électronique
==> le guide d’archivage électronique sécurisé
à télécharger sur le site de l’Association nationale pour la promotion de la signature électronique
==> les nouvelles règles européennes
depuis le mois d’avril 2008, la conservation des données personnelles est passée de 13 mois à 6 mois
(source : article du Monde Informatique)
==> le guide pratique employeur de la CNIL récapitule les conditions de mise en place et d’utilisation des différentes technologies. Il est téléchargeable.
en matière de ressources humaines
==> source : documents ressources humaines”>la CCI de Paris
==> source : une société d’audit financier
en matière de comptabilité & de documents commerciaux
==> source : la CCI de Paris
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Je ne sais pas ce que vous en pensez, mais lorsque je construisais mes DUA, je m’efforçais de mettre la référence du texte officiel en exergue, ou du moins ma source si elle n’était qu’informative.
Cela m’évitait de rechercher à chaque fois sur quoi je m’étais appuyée pour justifier éventuellement la durée demandée !!
Thu 12 Jun 2008
Le Records Management entraîne obligatoirement la prise en compte systématique de l’archivage électronique légal et nécessite de connaître les évolutions législatives et normatives.
Quelques points clés à bien mémoriser pour ceux qui se lancent.
Outre la mise en place d’un système d’archivage électronique bien choisi et le respect des contraintes juridiques, cela nécessite la mise en place des règles d’accès. Et d’établir des contrats de prestation sans faille en cas d’externalisation.
Temps de conservation des documents numériques
Il faut non seulement respecter la période qui permet de répondre à un contentieux, mais aussi les règles de la CNIL (loi Informatique et Libertés)
la non altération des documents
– le système doit garantir l’intégrité du document
– la procédure doit être conforme aux exigences des textes et de la jurisprudence
Le contrat d’externalisation
Il doit
– répondre à un cahier des charges précis (en fixant les limites de la prise en charge)
– préciser les règles d’accès des documents
– définir la responsabilité du prestataire
– permettre de réaliser des contrôles sur l’état des archives et la bonne exécution des procédures