Le blog info-doc de Geneviève Le Blanc

Je répare mon oubli, car je pensais vous avoir signalé cette information trouvée sur le blog “la mémoire du silence”, fil d’ariane d’un bibliothécaire“, qui signale la sortie en octobre prochain du n° 10 de la collection Médiathèmes de l’ABF. Il s’intitule : Outils web 2.0 en bibliothèque : manuel pratique / sous la direction de Jacques Sauteron (Bibliothèque d’étude et d’information de Cergy-Pontoise, secrétaire général de l’ABF) et de Franck Queyraud (Médiathèque de Saint-Raphaël).

Sur le billet concerné vous y trouverez le sommaire. Mais sur ce dernier je n’ai pas vu indiqué que les réseaux aient été traités. Pour le savoir, un livre à lire à la rentrée !

C’est le 1e juillet que le projet de loi sera proposé au vote en seconde lecture à l’Assemblée nationale.

En attendant le vote, voir
. le dossier consultable sur le site de l’Assemblée
. le site des Archives de France
. le tableau des nouveaux délais de communication

Merci à Nadine Rouayroux de nous avoir signalé ces sites sur le forum de l’AAF.
Je mettrai en commentaire toute information intéressante suite au vote.

Dans sa synthèse sur les temps de conservation des documents citée dans le billet précédent, Karine avait signalé une page extrêmement intéressante de l’UNESCO sur “Le rôle de l’administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d’information”
(réf. : étude RAMP/Edition révisée/établie par James B. Rhoads [pour le] Programme général d’information et l’UNISIST. – Paris: UNESCO, 1991)

Que l’UNESCO me pardonne, je voudrais reproduire ici leur résumé/conclusion pour que l’on puisse voir le chemin parcouru en 17 ans :

Les programmes généraux de gestion des documents courants permettent l’application systématique de méthodes et de techniques éprouvées aux documents pendant toute la durée de leur existence. L’importance de la gestion des documents ne tient pas seulement au fait que ces documents sont en eux-mêmes une source précieuse d’informations ; elle tient aussi à la valeur de cette technique en tant que facteur d’efficacité administrative et d’économies de fonctionnement.

On ne saurait avoir de bonnes archives sans programmes efficaces de gestion des documents, car seuls de tels programmes garantissent que les documents présentant un intérêt historique seront établis sur des supports durables, classés de façon à être facilement retrouvés, bien traités lors de la phase active de leur existence, et dûment triés, évalués et versés aux archives.

La gestion des archives a essentiellement pour objet d’assurer la conservation des documents possédant un intérêt durable et d’en faciliter l’utilisation. La conservation des archives ne se justifie que dans la mesure où sa finalité est de mettre un jour les documents conservés à la disposition d’utilisateurs : les pouvoirs publics, les particuliers qui y rechercheront la preuve de leurs droits et de leurs prérogatives, les utilisateurs primaires, dont les recherches et les écrits repoussent les limites de la connaissance et du savoir de l’homme, et, indirectement, les utilisateurs secondaires, pour qui les travaux des utilisateurs primaires seront une source d’enrichissement éducatif et culturel.

Les archivistes et les gestionnaires de documents courants visent fondamentalement les mêmes objectifs que les bibliothécaires, documentalistes et autres professionnels de l’information, à savoir la préservation, l’organisation et l’utilisation de l’information. Toutes ces professions peuvent se servir avec profit des outils technologiques modernes, et plus particulièrement de la reprographie et de l’automatisation. Pour toutes ces professions aussi, l’élaboration de principes directeurs et de normes et la formation théorique et pratique des personnels et des utilisateurs sont capitales. C’est à ces professions et à leurs efforts coordonnés qu’on devra la mise en place d’infrastructures et de systèmes nationaux d’information permettant de répondre au mieux aux besoins d’information de la société en tirant le meilleur parti des ressources disponibles.

Je suis “re”tombée par hasard sur une synthèse apportée à la question sur le temps de conservation des documents sur la liste de diffusion de l’ADBS en 2000 et à laquelle j’avais apportée ma modeste pierre.

Cela m’a stimulée pour remettre brièvement à jour le sujet.

==> “Guide des durées de conservation – Les archives dans l’entreprise”
réédité par l’AAF, 1997 (la dernière à ce jour)

==> “Guide de la durée de conservation des documents en entreprise“ paru en juin 2007
par la société Iron Mountain spécialisée dans la gestion et la protection de l’information, auprès de laquelle on peut l’obtenir.
Explications sur PubliNews

==> “gérer et organiser vos archives : de l’obligation à l’outil de communication”
guide réalisé par la CCI de Paris en 1998 (pas vu signalé sur son site)

==> une page web dédiée à ce sujet sur le site d’EDF (pour ses clients professionnels, mise à jour en janvier 2005)

==> “Durées de conservation des principaux documents d’entreprise”
Un document pdf de la société Stan France, spécialisée dans l’archivage (date ??grrr !!)

en matière d’archivage électronique
==> le guide d’archivage électronique sécurisé
à télécharger sur le site de l’Association nationale pour la promotion de la signature électronique
==> les nouvelles règles européennes
depuis le mois d’avril 2008, la conservation des données personnelles est passée de 13 mois à 6 mois
(source : article du Monde Informatique)
==> le guide pratique employeur de la CNIL récapitule les conditions de mise en place et d’utilisation des différentes technologies. Il est téléchargeable.

en matière de ressources humaines
==> source : documents ressources humaines”>la CCI de Paris
==> source : une société d’audit financier

en matière de comptabilité & de documents commerciaux
==> source : la CCI de Paris

______________

Je ne sais pas ce que vous en pensez, mais lorsque je construisais mes DUA, je m’efforçais de mettre la référence du texte officiel en exergue, ou du moins ma source si elle n’était qu’informative.
Cela m’évitait de rechercher à chaque fois sur quoi je m’étais appuyée pour justifier éventuellement la durée demandée !!

Le web2.0 a atteint tous les aspects de la vie de l’info-doc. C’est une bonne chose, mais qu’apporte t’il ? Eh bien comme le remarquent Corinne Leblond et Fabrice Papy, nous avons atteint “(…) une phase de maturité des Technologies de l’Information et de la Communication qui révèle aujourd’hui une technique s’effaçant (progressivement) devant – et au profit de – l’Humain”

Alors, cette association TIC/homme, qu’apporte-t’elle ? Examinons les interventions faites par des chercheurs et des professionnels de l’info-doc témoignant de leurs recherches et expériences lors de la journée d’étude du 22 mai dernier intitulée “La bibliothèque à l’heure du Web 2.0 : amélioration significative du service aux usagers ?” (qui au passage traitait aussi des musées).
Cette journée était organisée par le SCD de l’université d’Artois avec le laboratoire de recherches “Document numérique & Usages” de l’université Paris 8.

Quelques points intéressants montrant l’apport du web2.0

==> L’expérience acquise en matière de web2.0 par plusieurs musées permet une analyse de l’interactivité, de l’information et de la communication apportée par leurs sites (Geneviève Vidal)

==> les utilisateurs d’un catalogue web2.0 acquièrent non seulement une “posture d’acteur certes indépendant et autonome mais également plus apte à accueillir les propositions de médiation et de fonctionnement en réseau” (Corinne Leblond et Fabrice Papy)
Voilà qui devrait faire taire définitivement ceux qui pensent que nos ‘clients’ n’auront plus besoin de nous

==> le web2.0 permet d'”améliorer, approfondir et diversifier les moyens à mettre en oeuvre pour remplir les missions de la bibliothèque et ainsi valoriser celle-ci” (Véronique Delannay)

==> la participation de l’utilisateur (… que je n’aime pas ce terme, d’autant que s’il participe il n’est plus seulement ‘utilisateur’) peut se résumer ainsi :
. il organise l’information (drag and drop)
. il peut ajouter ou supprimer du contenu
(Céline Faure) (je n’ai mis là que ce qui me paraît essentiel)

Voici une information (merci Brainsfeed) qui m’intéresse : un livre virtuel, libre, pour découvrir la suite bureautique concurrente de Ms-Office, OpenOffice.
Je suis très tentée par OpenOffice mais craint trop un changement aussi radical non pas tant en termes de nouveaux apprentissages qu’en termes de capacité d’échanges avec ceux qui ne sont pas en libre.
Suis preneuse de toute information sur vos expériences en la matière.

Ce livre de 230 pages (format PDF) s’appelle “Changer pour OpenOffice.org” explique comment faire ses premiers pas dans le monde de la bureautique libre.
Il est gratuitement téléchargeable à partir du site Framabook, le “département” livre de Framasoft (site web qui défend et promeut le développement du mouvement libre).

Je viens de recevoir la dernière newsletter de J. Ph. Accart qui nous informe que la 3e éd. du livre “le métier de documentaliste” est paru.
La 1e éd. date de 1999 (10.000 ex. vendus) et la seconde de 2003 (épuisée)
Tous les 4 ans une nouvelle édition, bravo pour ce livre de base sur nos métiers.

Retrouvez sa présentation sur son blog
Vous y trouverez aussi la préface qu’a écrite la présidente de l’ADBS, Martine Sibertin-Blanc, ainsi que le sommaire

J’en profite pour vous signaler une page portail sur le métier de professeur documentaliste
http://www.ac-reims.fr/datice/cdi/professiondoc/metier.htm

Un groupe de recherche sous la coordination de la Haute Ecole de Gestion Suisse a réalisé une étude sur la “divergence accrue entre la compréhension des utilisateurs, la conception des moteurs de recherche bibliographiques et la modélisation des données.
Le projet ACUEIL a établi un catalogue des erreurs, qui permet de se diriger dans la bonne direction vis-à-vis de l’utilisateur concernant l’organisation de nouvelles interfaces, l’amélioration des moteurs de recherche et l’adaptation de la modélisation des données”

Voici les questions auxquelles le groupe a tenté de répondre :
* Quelles sont les stratégies de recherche des utilisateurs ?
* Quel est le mode de requête le plus utilisé ?
* Quel est le pourcentage des requêtes avec ou sans succès ?
* Quelles sont les fautes les plus fréquentes pendant la recherche ?
* Existe-t-il des stratégies de recherche des utilisateurs qui exigent une adaptation des moteurs de recherche ou des catalogues ou de la modélisation des données ?

Ce site me semble incontournable dès lors que l’on s’intéresse aux OPACs.

En matière de recherche par exemple, je me souviens de discussions animées à propos de la recherche expert…
Or c’est le type de recherche le moins utilisé, la préférence allant de loin à la recherche simple, puis à l’utilisation de l’index puis des mots clés ! De quoi réjouir le coeur de nos indexeurs !

Merci Emmanuel de nous avoir signalé ce site.

Le Records Management entraîne obligatoirement la prise en compte systématique de l’archivage électronique légal et nécessite de connaître les évolutions législatives et normatives.

Quelques points clés à bien mémoriser pour ceux qui se lancent.
Outre la mise en place d’un système d’archivage électronique bien choisi et le respect des contraintes juridiques, cela nécessite la mise en place des règles d’accès. Et d’établir des contrats de prestation sans faille en cas d’externalisation.

Temps de conservation des documents numériques
Il faut non seulement respecter la période qui permet de répondre à un contentieux, mais aussi les règles de la CNIL (loi Informatique et Libertés)

la non altération des documents
– le système doit garantir l’intégrité du document
– la procédure doit être conforme aux exigences des textes et de la jurisprudence

Le contrat d’externalisation
Il doit
– répondre à un cahier des charges précis (en fixant les limites de la prise en charge)
– préciser les règles d’accès des documents
– définir la responsabilité du prestataire
– permettre de réaliser des contrôles sur l’état des archives et la bonne exécution des procédures

Dans un billet du 6 mars, j’ai cherché à comprendre ce qu’était un barcamp.

Depuis, après une première expérience de barcamp (*), je regrette bien de ne pouvoir me rendre au barcamp sur les bibliothèques qui aura lieu à Paris le 14 juin. Pour tout savoir sur ce bookcamp et notamment les thèmes des ateliers, allez sur le site d’inscription

Des éditeurs, des consultants, des bibliothècaires se sont déjà inscrits, soit une centaine de personnes.
Pourvu que des compte-rendus soient mis en ligne !

_____________
(*) Dans le cadre du festival “Vidéoformes 2008 court-métrage” à Clermont-Ferrand du 11 au 15 mars 2008 le Forum des Arts Numériques a abordé les questions d’Internet et de la création avec les nouveaux outils informatiques : le livre numérique, les réseaux sociaux (myspace, youtube, facebook, DailyMotion, etc.). Il a aussi proposé une expérience originale : le barcamp ou la conférence avec le public comme conférencier, ici intitulée “videocamp“