Le blog info-doc de Geneviève Le Blanc

Je vous suggère d’aller lire un article du journal “L’Etudiant” intitulé “Frédéric Troilo, 30 ans, archiviste en auto-entreprise après un master pro archives”

Je n’ai malheureusement pas le temps, là, de faire un long commentaire. Je prendrai juste le temps de dire qu’il faudrait que cesse cette très vieille habitude d’associer uniquement le secteur public avec le monde des archives. C’était l’exacte vérité jusqu’il y peu. Ce sera bientôt naguère.
Il serait temps, vraiment temps, de perdre cette manie et de tourner la page. Le monde des entreprises a de gros besoins en la matière.
Les enseignants doivent arrêter de se retrancher vers les besoins du Public comme si c’était un déshonneur pour un étudiant d’envisager d’aller dans le privé.
Les archivistes du Public doivent arrêter de regarder les archivistes du Privé comme des parasites ou des incongrus.

Dans le monde de la documentation, cela fait des lunes que ce distingo s’atténue et disparaît. Il est temps de faire pareil.

Le conseil d’administration de l’Association des Archivistes Français vient de donner son accord à la création d’une nouvelle commission au sein de l’AAF, sur le thème du “records management”.

Le message du 5 novembre dernier sur le forum de l’AAF rappelle que

le records management (traduit « gestion de l’archivage » par la commission de terminologie et de néologie, JO du 22/04/2009, également appelé « gestion des documents » dans d’autres pays francophones) consiste à « organiser et contrôler la constitution, la sélection, la conservation et la destination finale des documents d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme ».

Décidément, il est vraiment difficile de trouver un terme simple pour traduire “records management” malgré des définitions qui expliquent bien l’objectif de la chose.

Dans la mesure où justement il s’agit de traiter la gestion des documents dès leur création et donc leur vie durant et pas seulement au moment où ils prennent leur retraite si je puis dire, l’intitulé de la Commission de terminologie – avec tout le respect que je lui dois – me paraît… comment dire ? nul ? incorrect ? les deux à la fois ? Bref, “gestion des documents” paraît plus adéquat que “gestion de l’archivage”.
J’en ai déjà parlé sur ce blog dans un billet où j’avais signalé une précision importante apportée par Michel Robergé sur la différence entre ‘records management’ et ‘archives management’, différence qui me paraît fondamentale.

Quant à la définition du RM reprise par l’AAF, personnellement je pense qu’il faudrait rajouter trois éléments à la définition citée :
organiser et contrôler la constitution, les modifications, la sélection, la conservation et la destination finale des documents analogiques et numériques d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme. Et d’en garantir l’authenticité.

Encore faut-il bien s’entendre sur ce que représente le contenu du ‘document’ (qui n’est que le support physique d’une information permettant sa communication).
Ce qui est fondamental c’est de déterminer la spécificité de ladite information pour savoir si elle est concernée par le RM.
Dans un commentaire sur mon billet cité, Daniel Ducharme rappelait à juste titre la difficulté de faire la différence entre un document organique et un document documentaire.
De plus, à cette identification des documents de gestion vient s’ajouter la difficulté de juger leur valeur d’exploitation (à titre de preuve ou pour leur qualité informative).

Longue vie active et productive à cette nouvelle Commission qui a donc beaucoup de pain sur la planche et dont le sujet représente à mes yeux l’avenir du monde des archives.

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Bien qu’il n’y soit pas question de RM, mais d’archives et de documentation, à signaler un pdf très intéressant sur Papyrus (dépôt institutionnel de l’Université de Montréal concernant les travaux de recherche de ses professeurs et chercheurs ainsi que les thèses et mémoires de ses étudiants) réalisé en avril 2009 par Karim Michel intitulé “La notion de genre(s) : un outil transférable pour l’évaluation des documents numériques“.
‘Genre” étant à prendre au sens de moyen d’identification et d’organisation par un repérage des points communs.

Depuis le 4 octobre, il ne s’agit plus d’un regroupement informel d’associations représentatives du monde de la culture et de l’information doté d’un porte-parole, mais bel et bien d’une fédération officielle toujours dénommée “Interassociation archives bibliothèques documentation“.

Rappel des 15 membres (fondateurs) de l’IABD :
– l’AAF (Association des archivistes français),
– l’ABF (Association des bibliothécaires de France),
– l’ACIM (Association de coopération des professionnels de l’information musicale),
– l’ADBDP (Association des directeurs de bibliothèques départementales de prêt),
– l’ADBGV (Association des directeurs des bibliothèques des grandes villes),
– l’ADBS (Association des professionnels de l’information et de la documentation),
– l’ADBU (Association des directeurs et des personnels de direction des bibliothèques universitaires et de la documentation),
– l’ADDNB (Association pour le développement des documents numériques en bibliothèque),
– l’ADRA (Association de développement et de recherche sur les artothèques),
– l’AIBM-France (Association internationale des bibliothèques, archives et centres de documentation musicaux. Groupe français),
– l’AURA (Association des utilisateurs de l’agence bibliographique nationale),
– le CFI-bd (Comité français international bibliothèques et documentation),
– la FADBEN (Fédération des enseignants documentalistes de l’Education nationale),
– la FULBI (Fédération des utilisateurs de logiciels pour bibliothèques, information et documentation),
– Interdoc (Association des documentalistes de collectivités territoriales).

Le naissance du regroupement date de 2003. Temps à apprendre à se connaître et à mutualiser ses forces, qui débouche sur une force vive, espérons-le.

Ses objectifs :

Dans le communiqué expliquant les actions à mener, deux me paraissent fondamentales :

(…)
– promouvoir et faire connaître les missions, activités et services des organismes oeuvrant pour la collecte, la conservation, la mise en valeur et la diffusion des œuvres de l’esprit et de l’information, quels qu’en soient les supports ;
– être force de proposition lors de la définition des politiques publiques dans le cadre des traités internationaux, des législations européenne et française (…)

L’ENSSIB souligne que le premier objectif annoncé de la fédération est de favoriser l’accès du plus grand nombre à l’information et à la culture. Personnellement je pense que ce point ne pourra être que la résultante des autres actions.

Longue vie à cette nouvelle Fédération pour des actions énergiques, efficaces et percutantes.
Voir en exemple la dernière action menée avant de devenir une fédération sur le site de l’ADBS.

Je vous serine régulièrement sur la nécessité absolue dans nos métiers de nous bagarrer pour faire reconnaître nos compétences et leur utilité.
Dans notre monde de l’info-doc, je ne saurais dire quels sont les plus mal ‘imagés’ entre archivistes et documentalistes. Toutefois, en ce moment je trouve que la balance pèse lourdement du côté des archivistes.

En effet, vous avez entendu parler, forcément, de la ‘déclassification’ (je ne vois pas de terme plus adéquat) des Archives de France qui étaient une Direction du Ministère de la Culture de 1897 à 2009. Depuis le 13 janvier 2010 (décret n°2009-1393 du 11 novembre 2009), elles ne sont plus qu’un service interministériel des archives de France intégré dans une Direction générale des patrimoines.
Elles ont donc perdues un cran de lisibilité au sein du Ministère de la Culture. Or, qui dit perte de niveau, dit forcément perte de poids pour se faire entendre.

Par ailleurs, il est à noter que le nouveau Directeur général des patrimoines est… l’avant-dernier Directeur des Archives de France.
Et que ce Service interministériel des archives de France a à sa tête Hervé Lemoine que nous retrouverons un peu plus bas dans ce billet.

Vous noterez que je reste dans le vague concernant l’intitulé de son poste car
1. le Conseil des Ministres a nommé M. Lemoine “Directeur chargé des archives à la DGP”
2. l’annuaire des services publics le présentent comme “directeur adjoint chargé des archives” mais pas l’annuaire du Ministère, qui le dit ‘Directeur’.
3. euh, comment appelle t’on le chef d’un service chez vous ?

Vous avez aussi entendu parler sans doute d’un musée d’histoire de France à créer dans les locaux des Archives de France.
Pourquoi là ? Les archives postérieures à 1790 vont être transférées d’ici peu à Pierrefitte-sur-Seine (93) et l’espace ainsi libéré devait être aussitôt réutilisé pourr les archives notariales en attente… mais c’était avant la décision de la création dudit musée, qui risque même de prendre plus de place que cela car il lui faut outre la place pour les expositions permanente / temporaires de l’espace pour ses autres missions : “fédérer l’action des musées d’Histoire de l’Hexagone et (…) mettre en valeur leurs collections ainsi que les travaux des chercheurs“. Et donc de restreindre ou de ‘pousser’ ailleurs les Archives nationales

Et tant qu’on y est, certains parlent de prévoir également la réunion d'”une partie des archives des ministères de la Défense et des Affaires Etrangères, qui, jusqu’à présent, gardaient la haute main dessus dans leurs propres bâtiments“. Il est tout de même bon de rappeler que le Quai d’Orsay vient de se faire construire un centre d’archives à la Courneuve, et la Défense s’est vu livré, début 2010, “des magasins d’une capacité de 80 km linéaires situés dans l’enceinte du fort neuf, face au château de Vincennes“.

Pour en revenir au Musée d’histoire de France, il faut savoir que la proposition a été faite par un certain… Hervé Lemoine en 2007, qui s’est inscrite alors dans les priorités de l’action gouvernementale pour la Culture. Hervé Lemoine que l’on retrouve aujourd’hui à la tête des Archives comme par hasard (et non pas du Musée)
Abandon préconisé par… Philippe Belaval.

Cerise sur le gâteau de la destruction des AdF ? En tout cas certains n’hésitent pas à dire qu’on assassine les Archives.

Nos journalistes ont la fâcheuse manie d’oublier de rappeler les origines de certains faits.
Si l’on remonte à 1999, il y a eu un rapport important dont il est bon de se souvenir aujourd’hui. Intitulé “Pour une stratégie d’avenir des archives nationales“, il s’agissait d’un document de travail par Philippe Belaval, remis à Catherine Trautmann, ministre de la Culture et de la communication de l’époque, alors directeur des Archives de France (1998-2000)
Document de travail qui devait être “la base (d’une) nécessaire redéfinition de l’institution des archives nationales” (p. 1 dudit document).

Les trois axes développés dans le rapport :
a) “retrouver leur (Archives nationales) place d’institution centrale de la mémoire nationale” (?? “service interministériel” !!)
b) “réussir leur entrée dans la société de l’information” (je pense que l’on peut dire que le pari est gagné)
c) “s’ouvrir plus résolument à leurs différents publics” (je ne suis pas à même de juger)
Il y est dit notamment
“la réaffirmation du rôle central des Archives nationales exige la sortie de l’impasse immobilière actuelle” (p. 9). No comment !

Quand on sait que toutes ces évolutions, décisions, sont mises sur le compte de la RGPP dont le but est la réforme de l’État, la baisse des dépenses publiques et l’amélioration des politiques publiques, on serait en droit de se demander pour qui est faite cette amélioration. Apparemment plus pour satisfaire les égos de certains, que pour progresser dans la qualité.

Pour terminer je voudrais rappeler pour les non initiés qui se perdent dans le méli-mélo Archives de France/Archives nationales/Conseils régionaux et Archives départementales ce qui est nécessaire de savoir
– Archives nationales : celles qui portent sur les organes centraux de l’Etat (sauf les ministères des Affaires étrangères et de la Défense)
– Archives départementales : elles relèvent depuis 1983 (lois de décentralisation) des conseils généraux mais sont placées sous le contrôle scientifique et technique des archives de France
– Archives de France : Archives nationales + Inspection générale des archives de France + délégation aux célébrations nationales + département du réseau institutionnel et professionnel + département de la politique archivistique et de la coordination interministérielle + département de l’innovation technologique et de la normalisation +le département des publics et le bureau des affaires générales et de la documentation.
Naturellement le nom de ces départements a changé en même temps que l’intitulé ‘Direction des Archives de France’,

Cela m’a permis de remarquer que sur la page d’accueil seul figure l’intitulé “Archives de France”, amputé donc du mot ‘Direction’ qui n’est pas remplacé par ‘Service’ et dont on a supprimé la présentation (avant il était mis “la DAF conçoit, oriente et contrôle… etc..).
L’intitulé complet “Service des Archives de France” ne se trouve que dans l’espace de l’annuaire.

Enfin je vous invite à aller sur le site qui appelle à signer une pétition où un historique du problème est très clair

Je pensais en avoir terminé sur cette descente aux enfers. Mais non ! Un dernier point à signaler :
Monsieur Bruno Ory-Lavollée vient d’accorder un interview à la Revue française de généalogie (dont je suis une fidèle lectrice, mais cela a aussi été signalé sur le forum de l’AAF). Ce monsieur, qui a donné son nom à la Commission qui a rédigé le rapport “Partager notre patrimoine culturel” explique que « faire des sites web avec de grosses bases de données, ce n’est pas le même métier que de gérer des archives » et de pousser le bouchon encore plus soin : « Les institutions sont en général plus douées pour la conservation et l’analyse scientifique que pour la diffusion, la présentation simple et pédagogique, l’ergonomie, la communication… », fonctions qui seraient vraisemblablement mieux assurées par le secteur marchand.

Un jugeur sûr de lui, qui juge des professionnels sans relever du métier, cela devient de plus en plus fréquent et de plus en plus insupportable.
Car un conseiller référendaire à la Cour des Comptes, ancien directeur de la Société pour l’administration des droits des artistes et musiciens interprètes (Adami) s’est certainement beaucoup penché sur les compétences des archivistes. Et a beaucoup participé à des réunions de projet multi-professions pour savoir que le type d’action qu’il décrit ne se fait jamais seul dans son coin mais ne peut être que le résultat de compétences multi-professionnelles associées que l’on soit dans le public ou dans le privé.

Pourquoi ce monsieur dit-il cela ? Parce qu’un appel à projets a été lancé par la secrétaire d’Etat à l’économie numérique, Nathalie Kosciusko-Morizet dans le cadre du grand emprunt sur la numérisation du patrimoine (750 millions d’€).
Or une seule société a à ce jour répondu présente (ce qui est déjà un problème). Elle a déjà sommé les Archives départementales de lui transmettre leurs documents pour les numériser, les transcrire et les indexer dans des bases de données. Et là se pose bien des questions : quid d’une privatisation de documents publics et de leur marchandisation ? quid d’une concurrence AD/entreprise ? quid de la qualité du travail d’indexation ? quid d’une diffusion des renseignements personnels ? quid d’une réutilisation dans des buts pas forcément innocents ?
Et là aussi cerise sur le gâteau, le frère de la ministre est un des actionnaires minoritaires et membre du conseil d’administration de cette société. Ce qui pose un autre problème.

… Moral en berne, je vais me coucher !

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sources (entre autres)
http://www.sauvonsluniversite.com/spip.php?article4046
http://www.tnova.fr/index.php/component/content/article/1426.html (commentaire à propos du musée)
http://papiers.poussieres.free.fr/index.php/2010/07/07/genealogie-com-le-reve-de-toussaint-roze/
– l’histoire des Archives de France
http://fr.wikipedia.org/wiki/Archives_nationales_%28France%29
http://fr.wikipedia.org/wiki/Service_interminist%C3%A9riel_des_archives_de_France
http://fr.wikipedia.org/wiki/Philippe_B%C3%A9laval
http://www.servicehistorique.sga.defense.gouv.fr/Le-SHD-a-Vincennes.html
– http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?dateTexte=&categorieLien=id&cidTexte=JORFTEXT000021683848&fastPos=3&fastReqId=1168567677&oldAction=rechExpMesuresNominatives
– à propos de la décision du Président de la République
http://www.rfi.fr/france/20100915-sarkozy-envoie-histoire-france-palais-archives-nationales
un article de l’Express et les commentaires de ses lecteurs : http://www.lexpress.fr/culture/art/sarkozy-relegue-la-maison-de-l-histoire-de-france-aux-archives_918520.html

Bon à savoir : mise en ligne hier, vous avez jusqu’à fin octobre (le 29 précisément) pour répondre à une nouvelle enquête emplois/salaires de l’ADBS (la dernière date de 2005).

Cette enquête s’adresse certes aux acteurs traditionnels de l’Infodoc – documentalistes, archivistes, bibliothécaires – mais aussi “tous ceux qui concourent aux processus de gestion de l’information, de l’informatique au marketing, en passant par la veille stratégique, l’intelligence économique, la communication et le web“.

Précision apportée par l’ADBS : “Son objectif est de mettre en perspective l’ensemble des pratiques professionnelles pour fournir un relevé du paysage informationnel proche des pratiques du terrain“.
Ce ‘paysage informationnel‘ (curieuse expression !) se répartit en cinq types d’activités :
==> Conception ou administration de modèles et de systèmes d’information
==> Gestion et traitement documentaire
==> Management de l’information
==> Mise en oeuvre de produits et services
==>Recherche d’information et veille
Personnellement j’aurais bien aimé une petite expli concernant les 2e et 3e points, mais bon.

Nous seront informés des résultats par “focus mail auprès de nos adhérents et prospects non adhérents, par la liste de diffusion adbs et enfin par les comptes Twitter, LinkedIn, Facebook et Viadeo de l’ADBS. Elle sera relayée par les associations cousines, sur le site de Documation et plus largement par diverses associations représentatives de métiers touchant des fonctions de gestion de l’information“.
Voilà un rapprochement intéressant qui mérite vraiment d’être souligné.

Inutile de préciser que “les informations collectées resteront strictement confidentielles. Les réponses seront exclusivement analysées de manière anonyme et globale à des fins statistiques“.

Allez ! A vos plumes (si j’ose dire) !

En ce moment, sur le forum des archivistes, les réponses fusent à la question ‘quels sont les films mettant en scène des archivistes ?’
Or dans les 9/10e des cas, l’image donnée est tristounette, ce qui fait dire à l’une des participantes :

Mais c’est la cata !!!
On va finir par devoir tourner nous même un film dans lequel l’archiviste ne sera ni revêche, ni brouillon, ni absent et laissant le champ libre aux lecteurs peu scrupuleux !!!
Je constate néanmoins que les archivistes sont aussi cinéphiles : ça coupe court aux mauvaises langues qui penseraient que nous ne nous intéressons à rien d’autre que nos vieux papiers !!!

Voici un humour sympathique, mais ne faut-il pas se poser la question : qu’est-il fait pour que cette image dans la tête des réalisateurs (et des autres) se transforme ? quelle analyse réaliser ? quelles actions mener ? …tourner un film avec des archivistes du monde d’aujourd’hui est peut-être effectivement une bonne idée 😉

… Bon d’accord, mes pensées sont encore follement vacancières et terriblement épuisées par deux déménagements ! Je compte sur votre mansuétude !

Je viens de voir avec grand plaisir un écho de mon interview paru dans Archimag en juin.
Dans son billet sur le blog “Biblioth|ê|thique” intitulé “A la recherche d’une profession de foi ?“, François Renaville cite cet interview et conclut de la citation qu’il en a faite “Cela fait un bien fou ! On s’en gargariserait bien tous les matins…”

Eh bien moi sa conclusion m’a fait… un bien fou 😉

Pour le référentiel Moreq2, une page semble se tourner avec la sortie le 9 juin 2010 de l’ISO/DIS 16175-3 intitulée “Information et documentation — Principes et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les environnements électroniques de bureau — Partie 3: Lignes directrices et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les systèmes d’entreprise“. Pour le monde du Public comme pour celui du privé.

Cette nouvelle norme est un référentiel commun pour les outils de gestion du records management qui devrait permettre de ne plus avoir à hésiter entre Edrm, dod, moreq… Mais il reste encore du chemin à parcourir car vous notez que la partie 1 sur les généralités et la partie 3 sur les exigences ont été votées… mais pas la partie 2 qui “correspondait globalement à Moreq2, en plus simplifié“.

Il s’agit donc d’une affaire à suivre, ce d’autant que la Commission européenne vient de lancer une consultation pour une nouvelle version de Moreq.

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Mes sources :
==> http://memoireetsavoir.blogspot.com/2010/06/la-mort-de-moreq.html
==> http://gestarcarnets.blogspot.com/2010/06/279-la-nouvelle-isodis-16175-annonce-t.html

Un intitulé de poste pas si neuf que cela (depuis ~2006 en france)mais qu’il est intéressant de cerner car le records management est également concerné

Définition
“le D&IM identifie, valorise et maîtrise les processus documentaires. Il est acteur de la gouvernance de l’entreprise et leader au service des directions opérationnelles. C’est un professionnel de la conduite du changement qui formalise la politique documentaire de l’organisation. Il verbalise les processus et cycles de vie des documents et collabore avec les fonctions supports. Enfin, il œuvre à l’urbanisation du système Documents & Information”. (source)

Un peu indigeste ! Creusons, sachant que théoriquement et/ou réellement la politique du changement est la capacité d’une organisation à évoluer et à s’adapter lui garantissent performance et pérennité.

Donc, nous pouvons dire que dans le cadre d’un organisme qui mène une politique du changement volontariste (voulue par la Direction, donc) un professionnel de l’infodoc formalise la politique documentaire ad hoc. A cette fin, il organise les processus et cycles de vie des documents (tiens, tiens… records management…) et bien sûr le fait en étroite collaboration avec les autres fonctions supports
A ce titre effectivement il est acteur de la gouvernance de l’entreprise.
C’est ce que d’aucuns appellent de “l’intelligence documentaire” à juste titre

Concrètement, il s’agit d’organiser et gérer les informations stratégiques vitales à l’organisme afin de les optimiser et d’en faire une ressource stratégique garante de sa capacité à évoluer.

Je vous propose d’aller lire le billet “Profil D&IM” sur Blogdim (blog du groupe de travail D&IM) formé par l’Aproged et Xplor sur le sujet car il est vraiment très complet sur le sujet, même si la définition n’est pas plus claire que la première donnée ci-dessus.

J’ai eu du mal à cerner le plus par rapport au records management jusqu’à ce que je vois que Records Management et Knowledge Management sont signalés dans ce billet comme étant des acronymes. Ouf !

Faut-il ajouter dans les acronymes le Business Information Management ? Le BIM traite
. des documents en tant qu’objets : la GED, la LAD (pour lire automatiquement), le workflow, les systèmes d’acquisition de documents multiformats
. de la dématérialisation documentaire
. de l’archivage (électronique, robotisé)
. des portails documentaires
A mon avis non. Il me semble que le niveau gouvernance n’est pas là. Et vous, qu’en pensez-vous ?

Pour finir, sur Viadéo, un forum “Document manager”, un blog et 917 personnes. De quoi avoir quelques contacts 😉

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Mes sources et voir aussi

==> le blog du groupe de travail D&IM http://blogdim.spaces.live.com/

==> le site de Lifing, entreprise oeuvrant dans l’intelligence documentaire

==> http://www.slideshare.net/guest7f7403/centraliser-la-gestion-des-documents-marketings-dim-01042010
Un document intitulé “Pourquoi centraliser la gestion de ses documents marketings ? Les enjeux du Document & Information Manager ?” par Jean-Pierre Blanger pour le Groupe D&IM Jean-Pierre BLANGER Directeur R&D Ricoh, membre Aproged, pilotage du groupe de travail D&IM
Malgré son approche marketing, est vraiment intéressant à lire.

==> “La gestion du changement organisationnel : Articulation de représentations ambivalentes” par Véronique Perret. Actes de la 5ème conférence de l’AIMS, n°54, 1996. En ligne. http://www.strategie-aims.com/lille/com5402.pdf (consultation le 21 mai 2010)

Depuis une semaine un nouveau portail est né avec pour sujet l’intelligence économique et la gestion de l’information stratégique.
Cette création est due à l’initiative de l’Institut International de l’Intelligence Économique et Stratégique, en partenariat avec un certain nombre d’organismes.
Je vous laisse découvrir la chose.

Et sur le même sujet, EchosDoc signale le billet d’Actulligence intitulé “Les blogs d’intelligence économique et de veille en 2010”