Le blog info-doc de Geneviève Le Blanc

Il s’agit de la NF Z42-013. ― Archivage électronique. ― Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.

Elaborée entre 1999 et 2001, cette norme, “grâce à un jeu de recommandations optionnelles (…) constitue un guide de bonnes pratiques couvrant des situations très diverses” explique un article de Thierry Jacquot de 2004 lu sur 01Net, Ce qui ne l’empêche pas de s’interroger déjà : “serait-elle en retard d’une guerre technologique ?” Si sa réponse est non, cela illustre bien qu’il y avait amélioration possible.

C’est ce que l’on pouvait croire avec l’arrivée de la nouvelle version adoptée le 4 février 2009. Mais je viens de lire une analyse de cette nouvelle version faite par l’Association Preuve & Micrographie (téléchargeable) qui me semble particulièrement importante à connaître. Quels sont les avis des spécialistes ?

voir aussi pour approfondir
http://www.bvdic.com/Toute_l_actualite-Francais,,-5-2-0—-1
http://www.inforisque.info/blog-inforisque/index.php?post/1694/2009/06/26/Dematerialisation-et-securisation-des-echanges-Le-marche-et-les-besoins (étude du besoin et du marché très intéressante)
http://www.cio-online.com/actualites/lire-la-dematerialisation-a-valeur-probante-sur-support-reinscriptible-desormais-normalisee-2029.html
http://www.inforisque.info/blog-inforisque/index.php?post/2008/10/23/1199-nouvelle-norme-nf-z42-013-publiee-le-15-novembre
http://phonotheque.hypotheses.org/696
http://lienart.blogspot.com/2009/02/nouvelle-revision-de-la-norme-nf-z42.html

sources
http://www.01net.com/article/260020.html
http://fr.wikipedia.org/wiki/NF_Z_42-013
http://www.megapreuve.org/tribune/42013.pdf

==> le livre blanc “veille et études médias, au coeur des stratégies de communication”
Ce livre blanc traite de l’évolution des RP, de leur professionnalisation, présente la veille chez les médias, fait un tour d’horizon sur les études médias avec quelques retours d’expériences par des entreprises.
Edité par l’Argus de la presse
Possibilité de se le procurer gratuitement sur leur site

==> à propos de l’Office européen des brevets
Sa brochure “l’information brevets, un gage de sécurité supplémentaire pour vos décisions dans les domaines technique, juridique et commercial”
Je n’ai pas trouvé la brochure en ligne, mais celle-ci “Les brevets – le savoir à la portée de tous”

==> vu le logiciel ‘AFS’ de la société Antidot
Chacun des composants du logiciel s’adapte aux techniques des types des données (sites / SGBD, XML, RSS… / e-catalogues / annuaires / mots-clés…)

==> découverte de la revue “Innovation” par son n° 22, mai 2009
Se présente comme le 1e magazine européen consacré à l’économie de la croissance.
Ce mensuel a pour objectif d’aider ses lecteurs dans leur veille technologique et management de l’innovation.
Outre un site et le mensuel, une lettre tous les 15 jours suit l’actualité de l’innovation et des guides sont publiés. Voir le site http://www.innovationonline.eu/

==> découverte de la revue “Regards sur l’I.E.” (n° 29)
Ce mensuel traite bien sûr de l’intelligence économique.
A signaler l’article “transmettre son savoir” par Laurent Combalbert et une réflexion sur “Internet, outil d’influence ou sous influence ? par Olivier Rochas et Thomas Mathis” et plein d’autres sujets intéressants.

==> J’ai assisté à la conférence “l’homme informationnel” et au “Panorama de l’actualité juridique des nouvelles technologies“, très intéressant. Si j’en ai le temps, je mettrai mon compte-rendu en commentaire.

==> conclusion
Franchement ? i-expo n’est plus ce que c’était. C’est mon point de vue de visiteur fidèle. Trop de salons ? la crise ? Le méli-mélo “i-expo, KM Forum, Information-médias et Online” ?

==> l’histoire d’I-EXPO
Souvenons-nous que c’était en 1974 le 1e “Congrès national français sur l’information et la documentation” est organisé, à l’initiative de l’ADBS et de l’ANRT sous l’égide du BNIST (Bureau National de l’Information Scientifique et Technique).
Ce congrès avait pour objectifs de permettre aux professionnels de la documentation de confronter leurs expériences et de leur présenter des outils, produits et services d’information, dans le cadre d’une exposition.
Les suivants eurent lieu en 1976 et 1979 à Paris.
Puis changement de nom en 1981, pour IDT (Information, Documentation, Télématique) et tous les deux ans en partant de Versailles (1981/1985) en passant par Grenoble (1983), puis Strasbourg en 1989 et Bordeaux en 1991.
En 1993, le rythme devient annuel et le GFII rejoint l’ADBS et l’ANRT comme organisateur. A IDT, s’ajoute dorénavant NET : IDT/NET.
Et 10 ans plus tard en 2003, changement de nom pour I-EXPO, salon de l’information numérique. et la société SPAT prend en charge l’organisation du Salon (pour plus de détails, voir le site d’i-expo

Il va paraître en août aux éditions Les Presses de l’Université de Montréal en coédition avec La Découverte
Son titre : “Introduction aux sciences de l’information“.
Il a été rédigé par l’ensemble des professeurs de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal sous la direction de Clément Arsenault et Jean-Michel Salaün.

Dans le communiqué de présentation, il est dit que

l’ouvrage se situe au carrefour de deux grandes traditions, l’école américaine et l’école française, et de ce fait apporte un angle de vue original sur le sujet. Il a pour objet les acteurs et les environnements ; les principales techniques de traitement, de recherche et de diffusion de l’information ; les utilisateurs et leurs pratiques informationnelles ainsi que les modèles de gestion stratégique.

Et l’EBSI a préparé une table ronde le 31 août où cinq professionnels proposeront une lecture critique, fondée sur leur expérience, du livre « Introduction aux sciences de l’information ». Voyez le billet de J. M. Salaün sur l’objectif de cette réunion.

En attendant la sortie du livre, (c’est moi qui fait le lien !) il est possible d’aller lire le site de Brigitte Guyot, et particulièrement son polycopié intitulé “Introduction aux sciences de l’information”

Je viens de lire une information sur la prochaine seconde édition du BookCamp qui aura lieu le samedi 26 septembre 2009 à Paris signalée sur le blog de La Feuille
Son objectif avoué est “d’organiser une journée d’expérimentations et de réflexions autour des transformations du livre et du numérique via une série d’ateliers”
Cela m’a donné l’envie d’aller voir ce qui s’est passé à la première édition.
Là, je vais voir quelques liens vers les sites de participants, dont celui d’Irène Delse

Elle explique pourquoi “un site Web peut être une œuvre de création, mais son maître d’œuvre n’est pas forcément un auteur. Dans ce cas, c’est l’éditeur qui joue ce rôle”. En citant l’exemple de Claire Desombre qui a créé le site Find Your Museum en utilisant des outils en ligne pour organiser les données sur ces musées.

Ce site est un guide en 7 langues des 50 plus grands musées du monde avec les adresses, horaires, jours d’ouverture, jours de gratuité, plans d’accès, qui fournit aussi des informations sur les artistes & les oeuvres les plus célèbres.
Il est également possible d’écouter ces informations en mp3

Et voilà comment, partie d’une information que j’hésitais à mettre ici à propos du barcamp ‘Bookcamp’, j’en arrive à vous parler d’un site informatif sur les musées que je veux absolument vous faire connaître même s’il concerne plus notre culture générale que la doc professionnelle.

Je classe des documents conservés depuis… longtemps ! C’était au cours d’un colloque sur l’information en 1974.
J’avais fait alors un résumé de l’intervention de M. Davous, directeur d’Eurequip, réalisée au cours d’un colloque sur l’information en 1974. J’y retrouve des choses intéressantes d’autant qu’y voit en transparence tout ce qu’un service de documentation orienté veille et KM peut apporter.

Eurequip a été de longues années durant un très important Cabinet de conseils en management et organisation avant d’être repris par IBM Consulting. Je travaillais à l’époque comme responsable de la documentation d’un Cabinet de conseils en gestion d’entreprise et aménagement du territoire. C’est dire à quel point cette conférence m’a enrichie.

Pour P. Davous “le Conseil apparaît comme un agent de changement provoquant une certaine transformation en échangeant avec l’entreprise de l’information structurante”
Pourquoi ? La réponse est apportée dans les trois étapes de l’intervention du Conseil
. en cours de diagnostic
Si le flux d’information va de l’entreprise cliente vers le Conseil, ce dernier doit approfondir l’environnement,
apporter un cadre de recueil de l’information et vérifier les documents fournis,
. lors de la définition de l’état souhaité
la réflexion apportée doit être basée sur une série de modèles
. la réalisation de la transformation envisagée
elle se fait par une aide méthodologique permanente.

Une politique de l’information dans une société de conseil se décline en
– gestion, exploitation et diffusion documentaire (au sens de la veille …eh oui, à l’époque déjà…)
– contacts avec la presse
– coordination des actions d’information
– planification de la formation interne (au sens de la gestion des connaissances… tiens, tiens…)

Les informations nécessaires à la vie du conseil
Elles concernent
– la gestion opérationnelle
(carnets de commandes, surveillance de la production, des flus d’argent et de l’emploi des temps non
facturés)
– la stratégie
car les créneaux d’intervention résultent d’une réflexion stratégique quasi-permanente, à partir d’une
analyse de la situation économique et sociologique
– les hommes
A l’époque, on parlait beaucoup de ‘gestion prévisionnelle du personnel’ qui était alors à la mode. Mais cela
prend encore plus son sens à notre époque du papy boom
– la culture
Sous cet intitulé P. Davous regroupe ce qui constitue la pédagogie de l’action, car pour lui la connaisance
n’est pas suffisante. Cette ‘pédagogie de l’action’ est constituée par
. une pluridisciplinarité des équipes,
. une homogénéité des comportements d’intervention
. une liaison entre formation et applications sur intervention.

les rubriques principales d’informations nécessaires
tout(e) ingénieur-conseil doit avoir une connaissance
– raisonnable de la branche professionnelle à laquelle appartient l’entreprise cliente
(structuration de la production et du marché / typologie de la branche / typologie des produits
– approfondie des disciplines de direction et de gestion
(structures et organisation / stratégie / gestion / sciences humaines appliquées à la conduite des équipes.

Conclusion ? le monde évolue, les intitulés changent, mais les fondements restent s’ils sont un plus utiles. Il faut savoir les adapter au monde qui évolue et s’approprier les nouveautés en gardant à l’esprit qu’elles perduront si elles apportent vraiment quelque chose.

C’est par le biais d’un billet du blog “Univers doc” que j’apprends son existence.

Il s’agit du livre “Managing the Crowd : Rethinking Records Management for the Web 2.0 World”
de Steve Bailey aux éditions Facet Publishing et publié en 2008.

Le billet d’Univers Doc présente longuement le livre. Je vous incite à aller voir cette présentation. Mais pour ceux qui n’en ont pas le temps, retenez que l’objectif du livre est “d’engager les professionnels du Records Management dans des discussions et débats sur le Records de demain. En effet, l’auteur pense que l’approche orthodoxe du Records management a vite atteint les limites de son efficacité“.

D’après les présentateurs du livre, le web 2.0 rend obsolète notre façon actuelle de réaliser le Records Management et pour eux ce livre “sert de tremplin pour la discussion et le débat sur la gestion de records 2.0 à mettre en œuvre, avec la présentation d’un modèle théorique radicalement nouveau (…)”

A noter, par rapport à mon billet du sur la définition du RM, voir le chapitre 11 et ses “10 Records Management 2.0 definitions”

Le Département de l’innovation technologique et de la normalisation des Archives de France signale sur la liste de l’AAF la sortie de “ Directives pour la gestion et l’archivage numériques des courriers électroniques” élaborées par les Archives générales du Royaume et Archives de l’Etat dans les provinces belges et les présentent d’une manière détaillée dans une note d’information.

Cette question a fait débat pendant fort longtemps et il me semblait que l’affaire était entendue. Aussi ai-je été étonnée de trouver la question posée en titre d’un billet du blog “Crise dans les médias”. Différentes définitions sont données dans les commentaires mais presque toutes le sont par rapport aux médias :
Par exemple un auteur de commentaire la définit ainsi
“une information est une précision sur un fait qui m’était inconnu avant de le lire”
Un autre signale que le Dictionnaire de l’Académie (9e éd.) la définit comme
un “renseignement qu’on donne ou qu’on obtient”
… tiens, tiens, tiens cela ressemble assez à la définition que j’ai mise en exergue de mon blog “Toute donnée qui contribue à réduire l’incertitude de la connaissance d’un sujet déterminé constitue une information“. (J’ai malheureusement perdu le nom de son auteur et désespère de le retrouver !)

Un autre encore estime
qu'”une information est un élément de connaissance qui peut être potentiellement utilisé pour exercer une prise de contrôle dans un processus. (…). N’est pas de l’information tout ce que nous ne pouvons pas traiter”. ? Cela se discute…

Beaucoup de commentaires discutent de la neutralité, de la suggestivité ou de la fausseté de l’information, mais à mon avis cela ne fait pas partie de la définition. L’information peut être fausse ou délayée… c’est toujours une information.
Et la Lettre d’information du réseau documentaire sur le site du “Cadre territorial.fr” s’interroge sur la question de la nécessité de son utilité. Ce qui, de mon point de vue toujours, ne fait toujours pas partie de la définition.

Y est aussi rappelé celle qui est la définition de l’Afnor
“Élément de connaissance susceptible d’être représenté à l’aide de conventions pour être conservé, traité ou communiqué” (JO du 17 janvier 1982)
Cela me paraît être la meilleure définition car il n’y a aucune notion ‘morale’ si je puis dire par rapport à sa justesse ou son inexactitude. Ni aucune notion de ‘matérialité’ (papier, son, image…)

Sur le site de l’ADBS, la définition complète donnée dans son “Vocabulaire de l’information” est la suivante :

Élément de connaissance susceptible d’être représenté à l’aide de convention pour être conservé, traité ou communiqué (JO du 17 janvier 1982). Toute information se caractérise par un contenu (signifiant), un signifié et une forme. L’information est déterminée :
– pour une représentation analogique, par un vecteur physique de transport (signal électrique, ondes acoustiques et optiques, flux magnétiques, radio, etc.) et des paramètres associés à ce vecteur (amplitude, fréquence, format, etc.) ;
– pour une présentation numérique, par un ensemble de bits.

Bref, de mon point de vue il n’y a plus à s’interroger sur la définition du mot “information”.
Par contre, par contre… comment définir les sciences de l’information et leur donner le même poids de reconnaissances qu’aux autres sciences ? bien des choses à dire sur le sujet, objet d’un futur billet peut-être ?

Pour approfondir le sujet :
==> http://capes-doc.actifforum.com/definitions-f7/concept-d-information-t551.htm
==> http://www.knowledge-mapping.net/index.php?option=com_content&task=view&id=32
==> http://www.crdp-montpellier.fr/petiteshistoires/communs/docpp/la_validite.pdf

et en élargissant le sujet, jetez un oeil sur cette page http://sicd1.ujf-grenoble.fr/Reseau_Documentaire/Bibliotheques/BUS/Services/Formations/Documents/Cours/Masters/Chimie/ist_2008.ppt

Si vous allez sur le site de l’ADBS, vous trouverez la présentation de ce dossier coordonné par Sylvie Dessolin-Baumann et Caroline Wiegandt et paru dans la revue “Documentaliste” volume 46 n° 2 paru le 29 mai 2009, p. 28-65
Son objectif : “poser les principes et (…) faire partager des expériences de natures diverses (…)“.

En effet, le records management existe depuis une vingtaine d’années et s’est peaufiné au fil du temps jusqu’à la mise en place de la norme ISO 15489 (2002 en anglais, 2003 en français) récemment complétée en 2006 par les normes ISO 22310 et ISO 23081-1

L’intitulé est encore trop abstrait pour de nombreux documentalistes et archivistes alors que ce qu’il représente rend indispensable l’intervention de nos professions sur l’ensemble du cycle de vie documentaire. Une bonne occasion donc d’aller lire ce dossier pour réfléchir à sa prise en compte dans son propre organisme.

Il est question qu’une journée d’études soit organisée en commun par l’AAF et l’ADBS pour prolonger ce dossier.

N’oubliez pas non plus de regarder la page de l’ADBS sur le records management

Je vous propose d’aller lire un article très intéressant, intitulé “La nouvelle loi d’archives face aux réalités de la profession d’archiviste”
Ecrit par Agnès Dejob et Claire Bernard-Deust, il est paru dans la revue numérique du Centre d’histoire de Sciences Po “Histoire@Politique. Politique, culture, société“, n° 8 (mai-août 2009) dans le cadre d’une série d’articles sur les archives.

Signalé sur le forum de l’AAF, cela m’a permis de découvrir également la revue.

L’article est pertinent et souligne des points pratiques qui auraient mérités d’être pris en compte pendant la conception de la loi… mais hélas pour les archives comme pour bien d’autres sujet demander à nos politiques et aux fonctionnaires qui préparent les lois de prendre connaissance des avis des professionnels de la question relève d’une incapacité absolue et permanente de leur part quelque soit leur couleur politique et dans l’échelle du temps !

Quelques remarques notées :

==> “déclarer des archives définitivement incommunicables est par principe une aberration”
comment ne pas être d’accord ? Un très long délai de communication et une autorisation nécessaire auraient sans doute suffit.

==> les professionnels “éprouvent en majorité ce sentiment de mécontentement. Et pour cause : ils sont à la fois contraints d’appliquer une réglementation complexe et contradictoire par certains aspects, et d’affronter un réel manque d’écoute”
Quand nos hommes politiques comprendront-ils que cette absence d’écoute leur coûte très cher ?

==> la “spécificité des archives électroniques n’a pas été prise en compte dans la nouvelle loi”
Un comble !

==> “Le débat sur la nouvelle loi sur les archives est l’arbre qui cache la forêt. S’il est primordial, il ne doit pas faire perdre de vue que l’accessibilité des archives dépend de nombreux paramètres, et ne peut être bien appréhendée sans une analyse globale du dispositif, par une prise en compte de l’ensemble de la chaîne de traitement qui accompagne le cycle de vie des documents”
Et voici une bonne occasion de perdue.

==> “La fragilisation du réseau des archives”
Je reste interrogative sur cette affirmation qui est un des points forts du mécontentement des archivistes. Il s’agit de la remise en cause de l’organigramme qui réduit au sein du ministère de la Culture la Direction des Archives de France à un service intégré à la Direction générale des patrimoines de France. Ceci étant source pour eux d’une perte de lisibilité et d’autorité.

Pour citer l’article dans une bibliographie :
Claire Bernard-Deust, Agnès Dejob, «La nouvelle loi d’archives face aux réalités de la profession d’archiviste», Histoire@Politique. Politique, culture, société, N°8, mai-août 2009